4. Levéltári ismeretek. Oktatási segédanyag a segédlevéltáros és levéltári kezelői tanfolyamok hallgatói részére. Szerk. Dóka Klára. Bp. 1998. MOL I-II. 504 p.

I. Irattani ismeretek - 9. A jelenlegi iratkezelés gyakorlata

Az alszámos iktatókönyv fentieken túlmenően tartalmazza az alszámokat, és ezek mennyiségének megfelelően biztosít lehetőséget az egyes, alszámokra iktatott iratok adatainak (beküldők neve, száma, kezelési feljegyzések, határidők, irattárba helyezés) külön-külön jelölésére. Az iktatókönyvben bármely iktatási rendszernél az iktatást az év végéig megszakítatlan sorrendben kell folytatni. A beérkezés keltét minden irat iktatásakor külön ki kell írni, ismétlőjelet használni nem szabad. A beküldő nevének kitöltésénél csak a közismert rövidítések használhatók. Nagyon lényeges a tárgy megjelölése, amit nem lehet az irattípus meghatározásával (pl. kérelem, beadvány, levél stb.) pótolni. A kimenő és bejövő iratok iktatása mindig egy könyvben történjék. A központosított iratkezelésnél gyakori, hogy az egyes szervezeti egységek külön osztály-nyilvántartó könyvet vezetnek. E nyilvántartó-könyv rovatai: átadás kelte központi iktatószám és az osztály nyilvántartási száma kitől, honnan érkezett az irat tárgya előadó határidő, kezelési feljegyzések. Az osztályokon történő nyilvántartás nem tekinthető iktatásnak, csupán az illető szervezeti egység munkájának ellenőrzését szolgálja. Osztott iratkezelésnél nem vezetnek külön nyilvántartó-könyvet, hiszen az elintézést igénylő iratok iktatása az osztályon történik. A beérkező iratot csak egyetlen, az ügyben érdemben intézkedő szervezeti egység iktathatja be, és a kimenő levélnek is ez lesz az iktatószáma. A láttamozás, véleményezés céljából az osztálynak megküldött iratok az átfutó iratok naplójában tarthatók nyilván. Ez a megküldés dátumát, az ügyirat iktatószámát, és az intézkedéseket rögzíti. A gyakran előforduló, azonos jellegű ügycsoportoknak, ha azok egyetlen intézkedéssel zárulnak le, egy-egy gyűjtőszámot célszerű fenntartani (pl. iparengedélyek, iparszüneteltetés, szociális segélyek, jövedelempótló támogatások stb.). A gyűjtőszámokat - az iktatás módjától függetlenül - a rendelkezésre álló számkeret elején jelölik ki.