4. Levéltári ismeretek. Oktatási segédanyag a segédlevéltáros és levéltári kezelői tanfolyamok hallgatói részére. Szerk. Dóka Klára. Bp. 1998. MOL I-II. 504 p.

I. Irattani ismeretek - 9. A jelenlegi iratkezelés gyakorlata

Alkalmazásuk esetén az előző év gyakorlata alapján megállapított szükséglet szerint külön nyomtatványokat kell használni, és azokat bekötni az iktatókönyv elejére. Azokat az intézkedéseket, melyekre több szervtől vagy belső szervezeti egységtől válaszok, jelentések érkeznek, gyűjtőiven kell feljegyezni. A gyűjtő ívre fel kell írni azon szervek nevét, melyektől jelentések, válaszok várhatók. A kitűzött határidő lejárta után a gyűjtőívet csatolni kell az intézkedést tartalmazó irathoz. Minden ügyiratkezelési rendszernél az irat beiktatása előtt meg kell állapítani, hogy az ügynek a folyó évben vagy korábban volt-e előirata. Ha volt, akkor sorszámos iktatás esetében a kezelő köteles az előiratot az irattárból kikeresni, azt csatolni az utóirathoz, és az iktatókönyv „kezelési feljegyzések*' rovatában feljegyezni az előiratnál az utóirat, az utóiratnál az előirat számát. Alszámos iktatásnál az elő- és utóiratok összekapcsolása csak az alszámok figyelembevételével történhet. Az iratkezelési munkának az iktatást követő része a mutatózás, melynek célja, hogy a visszakereséshez az iratot az iktatószámnál könnyen megtaláljuk. A mutatók hely-, név- és tárgymutatók lehetnek. Nem kell mutatót készíteni azoknál a szerveknél, vagy osztott iratkezelés esetén azoknál a szervezeti egységeknél, ahol az évi ügyiratforgalom nem haladja meg a 2000 darabot. Csak névmutatót kell készíteni, ha a kisebb ügyiratforgalmú szervek az iratokat elintézés után rögtön irattári tételek szerint kezelik. A mutatók különleges formája az idegen számmutató, mely a más szervektől érkezett iratok iktatószámának a végszámok rendjében történő nyilvántartása. Ide sorolhatjuk a korábban említett számsorkönyvet, melyet az alapszámos iktatás esetében, vagy a külön irattári számok rögzítésére használnak. Az iratok számítógépes nyilvántartása a mutatózást feleslegessé teszi. Az ügyvitel során mind az iktató-, mind a mutatókönyveket hitelesíteni kell. A kötetek első lapjára kerülő hitelesítésnél meg kell jelölni a szerv nevét, a könyv jellegét, lapjainak számát, a hitelesítés keltét. Év végén az iktatókönyvet le kell zárni. A lap alját vízszintes vagy fennmaradt számok esetében átlós vonallal kell megjelölni, rávezetve, mely iktatószámmal zárták le az iktatást és mikor. Mind a hitelesítést, mind a lezárást le kell pecsételni, és azt a szerv (szervezeti egység) vezetője írja alá. c) Az ügyintéző kijelölése