4. Levéltári ismeretek. Oktatási segédanyag a segédlevéltáros és levéltári kezelői tanfolyamok hallgatói részére. Szerk. Dóka Klára. Bp. 1998. MOL I-II. 504 p.

I. Irattani ismeretek - 9. A jelenlegi iratkezelés gyakorlata

a) Sorszámos iktatás, melynél minden iratváltás külön iktatószámot kap. Év elején az első iktató szám 1, vagy - mint jeleztük - a számkeret első száma. b) Alszámos iktatás esetén a kezdő irat külön iktatószámot (sorszámot), majd minden további, ugyanazon ügyben keletkező irat alszámot kap. Napjainkban általában a nyolc alszámos iktatást alkalmazzák, de kisebb ügyiratforgalom esetén használatos a négy alszámos forma is. Ha az alszámok elfogytak, új sorszámot kell nyitni. c) Ritkábban használják az alapszámos iktatást. Mint a történeti fejezetekben szó volt róla, ilyenkor is egy-egy iratváltás kap önálló iktatószámot, azonban minden olyan ügyben, ahol egynél több intézkedésre került sor, az újonnan beérkezett beadványhoz kell kapcsolni a korábbiakat, vagy pedig az első irathoz a későbbi intézkedéseket. d) A bírósági gyakorlatban alkalmazzák a Jolajstromszámos iktatást, ami korlátlan számú alszám alkalmazását, az ügyek együttmaradását teszi lehetővé. e) A nyilvántartásos dosszié rendszer az új, tételszámos iratkezelés nyomán alakult ki. E rendszerben az irattári terv tételszámai szerint dossziékat nyitnak, és az azonos témához tartozó iratokat ezekben csoportosítják. Csak kis ügyiratforgalom esetén alkalmazható. f) Az együttes nyilvántartási és mutatózási rendszert, melynek lényege az ábácé regiszterben történő, önmutatós iktatás; elsősorban a nagy forgalmú panaszirodákban, szociális feladatot ellátó intézményeknél használják. Az iratkezelés folyamata a) Iratkezelés az iratok nyilvántartásba vétele előtt A vállalatok, intézmények iratkezelésének első lépése a küldemények átvétele. A küldeményeket a hivatalos órák alatt a központi kezelőiroda, vagy az iratokat külön kezelő szervezeti egységek megbízott dolgozója veszi át. Ha valamely küldemény burkolata sérült, vagy láthatóan valahol már felbontották, ezt a tényt rögzíteni kell. Rá kell írni a borítékra, hogy „sérülten" vagy „felbontva" érkezett és a postabontó aláírásával ellátni. Ha az ügyfél vagy képviselője az iratot személyesen nyújtja be, kérésére az átvételt igazolni kell.