4. Levéltári ismeretek. Oktatási segédanyag a segédlevéltáros és levéltári kezelői tanfolyamok hallgatói részére. Szerk. Dóka Klára. Bp. 1998. MOL I-II. 504 p.

I. Irattani ismeretek - 9. A jelenlegi iratkezelés gyakorlata

A beérkezett küldemények felbontásának rendjét a szerv ügyrendje határozza meg. Központi iratkezelés esetén a postabontás is központosított. Kisebb szerveknél előfordul, hogy a postabontás jogát az igazgató magának tartja fenn. Osztott iratkezelésnél a küldeményeket - melyek egy része rögtön a telephelyre érkezik - a részleg vezetője vagy az általa kijelölt dolgozó bontja. Osztott iratkezelés esetén is van azonban olyan gyakorlat, hogy a részlegek munkájának áttekintése érdekében a postát a központban bontják. Felbontás nélkül a címzetthez kell továbbítani: - a névre szóló magánküldeményeket - azokat a küldeményeket, melyek felbontásának jogát a vezető fenntartotta magának - a szakszervezetek címére érkezett küldeményeket - a TÜK-számmal ellátott küldeményeket. A küldemények felbontása alkalmával ellenőrizni kell, hogy a borítékon jelzett iratok, illetőleg az iratokon jelzett mellékletek megérkeztek-e. Az esetleges hiányokat a borítékra fel kell írni, hogy az előadó intézkedhessen azok pótlásáról. A küldeményekben található külföldi pénz, fel nem ragasztott illetékbélyeg, nemzetközi válaszdíj szelvény stb. megőrzéséről a pénzkezeléssel megbízott dolgozó (pénztáros) gondoskodik, b) A küldemények nyilvántartása Nagy iratforgalmú szerveknél, különösen osztott iratkezelés és központosított postabontás esetén szükségszerű a beküldött iratok érkeztetése. Érkeztetés alkalmával külön bélyegzőt használnak, mely csak az „Érkezett" felírást és a dátumot tartalmazza. A lebélyegzett iratok főbb adatait (a küldő neve, iktatószáma, tárgy, az ügyintéző szervezeti egység) érkeztető könyvbe vezetik be. Központosított iratkezelésnél külön érkeztető könyvet nem vezetnek, a postáról elhozott iratokra csak az érkeztető bélyegző lenyomatát helyezik. Az ügyiratkezelés legfontosabb része az iktatás, melynek segítségével figyelemmel lehet kísérni az irat mozgását, biztosítani fellelhetőségét. A küldeményeket az érkezés napján, vagy legkésőbb az azt követő napon iktatni kell. Iktatni kell a telexen, faxon érkezett leveleket, jelentőségüknek megfelelően a telefonon érkezett értesítéseket és a hivatalból keletkezett iratokat is. Az ügyintéző ugyanis csak akkor tudja a kimenő leveleket megfogalmazni és leírni, ha már van iktatószáma. Nem kell iktatni: - a nem hivatalos rendezvényre szóló meghívókat