4. Levéltári ismeretek. Oktatási segédanyag a segédlevéltáros és levéltári kezelői tanfolyamok hallgatói részére. Szerk. Dóka Klára. Bp. 1998. MOL I-II. 504 p.
I. Irattani ismeretek - 9. A jelenlegi iratkezelés gyakorlata
Központosított iratkezelésnél az iktatás, mutatózás, tisztázás, postázás, elküldés, átmeneti irattározás, tehát az ügykezelés valamennyi lényeges mozzanata egy helyen történik. A decentralizált (osztott) megoldás szerint az ügykezelés alapvető teendőit az egyes szervezeti egységek iratkezelői vagy az osztályirodák látják el. A vegyes ügykezelés azt jelenti, hogy e teendőket - az ügyrend meghatározása szerint - részben a szerv központi kezelőirodája, részben pedig a szervezeti egységek iratkezelői, vagy esetleg maguk az előadók végzik. Kisebb iratforgalmú szerveknél a központosított iratkezelést célszerű alkalmazni, míg osztott rendszerre a nagy iratforgalmú, több telephellyel rendelkező vállalatok, intézmények esetében van elsősorban szükség. A vegyes iratkezelés szintén a nagyobb szerveknél gyakori, amikor néhány speciális ügyfajtát (pl. humánpolitikai, főigazgatói iratok) külön iktatnak, míg a többi irat kezelése a központi irodában történik. Osztott vagy vegyes iratkezelésnél meg kell határozni, hogy a különböző iktatási egységek iratait hogyan különböztetjük meg egymástól. Ez háromféle képpen történhet: számkerettel, jelzőszámmal, betűjellel. A számkeret alkalmazása annyit jelent, hogy az év elején minden iktatási egység számára bizonyos számkontingenst jelölnek ki, és az iktatást a számkeret első számával kell megkezdeni. Ha az egység számára biztosított keret év vége előtt elfogyna, akkor más szervezeti egységeknél még ki nem osztott számokból kell pótkeretet kijelölni. Olyan helyeken alkalmazható, ahol a várható iratmennyiséget az előző évek tapasztalata alapján fel lehet mérni. A másik megoldás az, hogy a szervezeti egységek azonos számú iratait betűjelekkel különböztetik meg egymástól. Az ábécé összes betűjét figyelembe véve 24 önálló egység külön jelzésére van így lehetőség. A harmadik módszert, a jelzőszámok használatát ott lehet javasolni, ahol a szervezeti egységek többszörös alá- és fölérendeltségben állnak egymással, és az ügyiratok száma előre nem határozható meg. E módszerrel az iktatóhelyek száma bővíthető, és az iktatószámok mennyisége sem korlátozott. Az iktatás módja Az iratkezelési módszer megválasztása után el kell dönteni, hogy az iktatási módok közül melyik a legalkalmasabb a hivatal, intézmény vagy vállalat nyilvántartásainak vezetésére. A ma is használatos iktatási formák a következők:
