3. Iratkezelő és irattáros ismeretek. Jegyzet a középfokú irattáros tanfolyamok résztvevői és oktatói számára. Szerk. Dóka Klára. Bp. 1998. MOL 256 p., ill., tábl.

I. Igazgatási ismeretek - 4. Ügyvitelszervezési ismeretek

E tekintetben a közigazgatás talán leginkább feltáratlan részét alkotják a minisztériumok és országos hatáskörű szervek, amelyek szervezetéről, működéséről a legkevesebb információ áll rendelkezésre, a szakirodalom is alig foglalkozik ezzel a területtel, pedig a központi államigazgatási szervek azok, amelyeknél a legtisztább formában jelennek meg a szervezeti és működési szabályzatok. így néhány minisztérium szabályzatának tanulmányozásával nyílt lehetőség az általánosítható szabályok leírására. A minisztériumok (országos hatáskörű szervek) szervezeti és működési szabályzatainak alapvető funkciói: - meghatározzák a szervezet belső struktúráját (szervezeti felépítését), - az egyes szervezeti egységek helyét és egymáshoz való viszonyát, - rögzítik a minisztériumok működésének legfontosabb szabályait, - meghatározzák a minisztériumok személyzetét, - megállapítják a legfontosabb működési szabályokat. A szervezeti és működési szabályzatokat a miniszter utasítás formájában adja ki. Ezt az ún. Jogalkotási törvény fogalmazza meg, miszerint a miniszter „...irányítási jogkörében a közvetlen irányítása alá tartozó szervek tevékenységét szabályozó utasítást adhat ki." A szabályzat belső tagolására nézve nincsenek általános szabályok, a miniszter feladatkijelölési jogából és szervezetalakítási hatásköréből fakadóan történik szerkezetének kialakítása. Formailag a szabályzat fejezetekre (részekre) tagolódik, ezeken belül pontokba vagy paragrafusokba szedve tartalmazza a tárgykörre vonatkozó rendelkezéseket. A legfontosabb fejezetek a következők: I. Általános rendelkezések II. A minisztérium személyzete III. A minisztérium szervezete, a hivatali egység feladatai IV. A minisztérium működése V. Vegyes, záró rendelkezések I. Az Általános rendelkezésekben fogalmazódik meg a szervi hatály, vagyis hogy mely szervezeti egységekre és minisztériumi szervekre kell a szabályzatot alkalmazni, továbbá más, minden érintettre vonatkozó általános szabály. II. A minisztérium személyzeténél a hivatali beosztások felsorolása szerepel, vagyis meghatározzák a munkaköröket és az ezekhez kapcsolódó feladatokat.