3. Iratkezelő és irattáros ismeretek. Jegyzet a középfokú irattáros tanfolyamok résztvevői és oktatói számára. Szerk. Dóka Klára. Bp. 1998. MOL 256 p., ill., tábl.

I. Igazgatási ismeretek - 4. Ügyvitelszervezési ismeretek

internetezést (PCTV-k) is. Mind inkább teret hódít a számítógépes telefónia, amelyben az emberi hangot digitalizálják, majd azt újólag visszanyerik. A gyorsan fejlődő telekommunikáció egyre nagyobb szerephez jut az ügyintézésben. A számítógépek robbanásszerű fejlődése és hálózati működése során született meg az elektronikus posta (E-Mail), alakultak ki az elektronikus üzenetközvetítő és kezelő rendszerek. Az elektronikus levelezés megjelenése forradalmi változásokat indított el a hagyományos iratkezelésben. Az emberiség egy újtípusú információs kultúra elsajátításának kezdetén áll, amelynek során az elektronika - valamennyi ügyviteli tevékenységet átfogó - új munkatechnológiát és új technikai infrastruktúrát hív életre. Az új ügyviteli munkatechnológia természetesen csak fokozatosan alakul ki, ill. alakítható ki, és csak lépésről lépésre szorítja ki a hagyományos ügyviteltechnikai eszközöket. A hálózati nagykapacitású központi servergépek hatalmas mennyiségű és különféle keletkezésű adat (szöveg, kép, hang) egyidejű kezelését, tárolását és párhuzamos és egyidejű műveletek elvégzését oldják meg tértől és távolságtól függetlenül. (A számítógépek ügyviteli alkalmazásáról lásd a II. 2. fejezetet!) Az ügyvitel kommunikációs eszközei A hagyományos (kézbesítéssel, postai úton történő) és elektronikus irattovábbítás az irodai kommunikációnak csak egy részét alkotja. Az információ átvitelének rajtuk kívül még számos más módja is ismert. A gépesített ügyvitel eszközrendszere nem nélkülözheti a telefont, a telex-, fax-, telefaxgépet, a diktafont és a magnetofonkészüléket. A távbeszélőkészülék a szóbeli ügyintézés eszköze. Számos típusa ismert. Vannak hálózati és rádiótelefonok, memóriával és/vagy üzenetrögzítővel is ellátottak. A hálózati távbeszélőkészülékek lehetnek házi és városi vonalakon működők, ill. lehetnek kombinált felhasználásúak, miként analóg és digitális készülékek. A távbeszélőkészülékek funkcionálisan sokfélék: főnök-titkári, több állomást kapcsoló diszpécser-, konferencia-, sőt videotelefonok. Valamennyi hozzátartozik a korszerű ügyvitel eszköztárához. A telexgép a postai távíróhálózatba bekapcsolt berendezés, amely kiváló hírközlési eszköz. Korlátozott karakterkészlettel és alacsony sebességgel működik. A telexgép lényegében 210 mm-es szélességű papírszalaggal működő villanyírógép, amely adja és veszi (gépeli) az üzeneteket, miközben az üzenetek 2-3 példányos rögzítésére is alkalmas.