3. Iratkezelő és irattáros ismeretek. Jegyzet a középfokú irattáros tanfolyamok résztvevői és oktatói számára. Szerk. Dóka Klára. Bp. 1998. MOL 256 p., ill., tábl.

I. Igazgatási ismeretek - 4. Ügyvitelszervezési ismeretek

Az általa közvetített üzenet a telex. A korábbi mechanikus távgépírókat a korszerűbb számítógépes utódok egyre inkább kiszorítják a használatból. A posta vonalkapcsolt adathálózatán működik a teletex, amely nemzetközileg szabványosított távközlő-szolgálat. Ez az elektronikus levelezést biztosítja az automatizált irodai rendszerek, mint előfizető állomások között. A minitex a távbeszélő- és telexhálózat között kapcsolatot teremtő elektronikus postafiók-rendszer, amelyet a névvel és jelkóddal bejegyzett postafiók-tulajdonosok használhatnak. A videotex telefonhálózatra csatlakozó szolgáltató rendszer, amely a videotex-terminállal rendelkezők számára biztosítja a videotex-adatbázisokhoz való hozzáférést. A fax, ill. a telefax (távmásoló gép) a telefon és a levélposta között elhelyezkedő technikai vívmány. Kézzel vagy géppel papírra írt szövegek, ábrák stb. továbbítását végzi a távbeszélő hálózaton keresztül. Egyes típusai színes iratmásolatok küldésére is alkalmasak. A telexek és telefaxok kezelését a szervek külön rendelkezésekben szabályozzák. Az így keletkező (érkezett és elküldött) dokumentumokat az iratkezelés általános szabályai szerint kezelik, azokat csatolják az ügyiratokhoz. Nagy tömegű telexek, telefaxok esetén külön nyilvántartást vezetnek, és azokat az irattári terv külön tételébe sorolják. Ezek a dokumentumok azonban könnyen hamisíthatók, időállóságuk is rendkívül rövid. Nem azonos értékűek az eredeti dokumentumokkal, amelyekről készültek, csupán csak másolatok. Kezelésük iktatott iratként szerfelett problematikus. A telexek és faxok valójában csak egy gyors és speciális munkaeszköz papíron megjelenő termékei, amelyek ugyan információhordozók, de tartósan nem őrizhetők meg. A telex- és telefaxgépeknél ma már sokkal korszerűbb ügyviteli eszközök a számítógépek. Az ügyintézésben munkaeszközként - az információk rögzítésére - gyakran használnak diktafont és magnetofonkészüléket. A működtetésük során keletkező magnetofonszalagok épp úgy információhordozók, mint a hagyományos papíralapú iratok. Az említett készülékek használatának célja elsősorban a fárasztó gép- és gyorsírói munka kiváltása, a minél pontosabb információrögzítés. A hangszalagokra felvett hanganyagot azonban le kell írni (emlékeztetőkben, összefoglalókban, jegyzőkönyvekben stb.) és hitelesíteni, mivel a magnetofonszalagokon rögzített felvételek könnyen hamisíthatók. Amíg a leíró és hitelesítő műveletre nem kerül sor, a hangszalagokat természetesen