3. Iratkezelő és irattáros ismeretek. Jegyzet a középfokú irattáros tanfolyamok résztvevői és oktatói számára. Szerk. Dóka Klára. Bp. 1998. MOL 256 p., ill., tábl.

I. Igazgatási ismeretek - 1. Irattani alapfogalmak

- az iratok nyilvántartásbavétele azok keletkezésének, illetve beérkezésének időpontjában, - ügyviteli és ügykezelési segédletek készítése, - irattári terv készítése és alkalmazása, - az iratok megőrzését biztosító helyiségek és eszközök biztosítása, - a selejtezhető iratok, irattári tételek kiválogatása és levéltári engedély után a kiselejtezésük, - a tartós megőrzést igénylő iratok levéltárnak történő átadása, segédleteikkel és tárolóeszközeikkel együtt, - a szerv megszűnése esetén a teljes iratanyagnak a jogutód részére, annak hiányában a levéltárnak való átadása. Mindezen feladatoknak az ellátásában az irattár - közelebbről a központi irattár hathatósan közreműködik. Elsőrendű feladatát képezi azonban az adott szerv iratainak az évenkénti összegyűjtése, jegyzékek alapján való átvétele, az irattári jegyzék elkészítése, vezetése, az irattár rendjének kialakítása és megőrzése, a kölcsönzési, szerelési igények kielégítése, az iratselejtezések és a történeti értékű iratok levéltári átadásának lebonyolítása. A levéltár az az intézmény, amely a maradandó értékű, a folyó ügyintézéssel való közvetlen kapcsolatukat már elvesztett iratok tartós megőrzésének, szakszerű feldolgozásának és rendeltetésszerű használatának biztosítását látja el. Meg kell jegyezni, hogy levéltárnak szoktuk nevezni valamely nagyobb szerv és a felügyelete alá tartozó szervek, vagy egy nagyobb család szervesen összetartozó iratainak összességét is (pl. a Belügyminisztérium levéltára magában foglalja a minisztérium, a Külföldieket Ellenőrző Országos Hatóság, az Országos Rendőrfőkapitányság stb. iratait is), de a köznyelvben levéltárnak mondjuk azt az épületet is, amely a levéltári anyag elhelyezésére van rendelve. Az irattár és a levéltár között szoros kapcsolat van. Annak következtében, hogy a levéltárak az irattárakból alakultak ki, sok nyelvben nincs is külön szó a két fogalom jelölésére. A két intézmény közötti lényeges különbség elsősorban abban jelölhető meg, hogy amíg az irattár egy-egy szerv, legfeljebb a jogelődjének őrzi minden dokumentumát meghatározott ideig, addig a levéltár, a számára meghatározott illetékességi, vagy gyűjtőkörön belül a különféle szervektől átvett maradandó értékű iratokat őrzi - éspedig