3. Iratkezelő és irattáros ismeretek. Jegyzet a középfokú irattáros tanfolyamok résztvevői és oktatói számára. Szerk. Dóka Klára. Bp. 1998. MOL 256 p., ill., tábl.

I. Igazgatási ismeretek - 1. Irattani alapfogalmak

és az irattári elhelyezés. Ezt egyrészt az irattári tárgyi csoportokba helyezett iratok lajstromozásával, másrészt a különböző mutatókönyvek alkalmazásával próbálták áthidalni. A különböző kormányszerveknél, hatóságoknál kialakult sokféle gyakorlatot az 1850-ben kiadott hivatalos ügykezelési utasítás szüntette meg egy időre. Ez a közigazgatási szervek számára kötelezővé tette, hogy a központilag kiadott minta alapján készítsék el az irattári tervüket, s e szerint irattározzák irataikat. Ezen kívül kötelezően előírta az alapszámos ira/kezelési rendszer alkalmazását. Ez azt jelentette, hogy minden ügy esetében, amelyben egynél több iratváltásra került sor - annak ellenére, hogy ezeket továbbra is iratváltásonként külön-külön iktatni kellett - össze kellett kapcsolni, és egy meghatározott iktatószámon együtt kellett irattározni. Ez a szám lett az alapszám, ami többnyire az ügyben keletkezett első iratnak az iktatószáma volt, ehhez kellett szerelni az ügyben az adott évben, esetleg a további években keletkezett valamennyi iratot. Ezt a rendszert változatlan alapszámos rendszemek szoktuk nevezni. Ezzel szemben kialakult olyan gyakorlat is, amely szerint, ha egy ügy több éven át húzódott, mindig az új esztendőben keletkezett első irat ikatatószáma lett az alapszám. Ezt évenként megújuló alapszámos iktatási rendszemek nevezzük. Végül egyes esetekben az előrehaladó alapszámosrendszert alkalmazták, amely szerint mindig az azonos ügyre vonatkozó utolsó irat iktatószáma lett az alapszám. E rendszer szerint kezelt iratokat évek, azokon belül irattári tételek, ezeken belül alapszámok sorrendjében irattározták. Az egyes iratok visszakereséséhez azonban újabb mutatóként az irattári sorkönyvet alkalmazták, amely megmutatta, hogy valamely irat mely tételbe és mely alapszám alatt található. Az említett iratkezelési rendszerek közös jellemzője volt, hogy egy-egy szerven belül központilag valósultak meg. A közigazgatási eljárás egyszerűsítéséről szóló 1901. évi XX. törvénycikk alapján került alkalmazásra először a minisztériumokban, a decentralizált iratkezelési rendszer. Ez azt jelentette, hogy amíg korábban az egyes tárgyosztályokat, kútfőket csak a központi irattárban alakították ki, ekkortól a minisztérium meghatározott ügyköreit ellátó ügyosztályok mellé szervezett irodák végezték az iktatást, az iratkezelést és az irattározást is - és a központi irattárba csak több év eltelte után kerültek a különböző ügyosztályokról az iratok. Az iratkezelésnek, az