3. Iratkezelő és irattáros ismeretek. Jegyzet a középfokú irattáros tanfolyamok résztvevői és oktatói számára. Szerk. Dóka Klára. Bp. 1998. MOL 256 p., ill., tábl.

I. Igazgatási ismeretek - 1. Irattani alapfogalmak

irattározásnak az ügyek intézőihez való közelebb vitele - ami egyébként az ügyintézés hatékonyságát segíthette volna - csak vontatottan vált elterjedtté a magyarországi igazgatási gyakorlatban. Annál következetesebben vitték végbe az iratkezelés decentralizálását, egyáltalán az ügykezelés racionális átformálását, a gazdaságosságot mindenek fölé helyező kapitalista vállalatok. A hagyományos iratkezeléstől eltérve többnyire dossziés rendszert alkalmaztak. Külön iktatás, mutatózás helyett levelező partnerek szerint időrendben rakták le a dossziékba az iratokat, legfeljebb a dosszié borítóján vezették a nyilvántartást, s a központi vagy akár az osztály-irattár helyett az ügyköréért teljes felelősséggel tartozó ügyintéző, üzletkötő szekrényében tárolták ezeket. Az iratkezelés decentralizációja ezen a területen valósult meg a legkövetkezetesebben. A fentiekben említett és általánossá vált alapszámos iktatási rendszer mellett századunkban még az alszámos iktatási rendszer és ennek változatát jelentő főlajstromszámos iktatás vált használatossá. Az alszámos iktatás esetében csak az ügyben keletkezett első irat kap önálló iktatószámot, s a válasz is ezen a számon szerepel. A következő iratváltásokat azonban már csak az első irat alszámain veszik nyilvántartásba. Az iktatókönyvet ennek megfelelően alakították ki, s minden iktatószám után megfelelő számú rovatot tartottak fenn az alszámok számára. Az iratokat a főszámhoz csóportosítottan együtt irattározták, így biztosították az ügyirat egységét. Amennyiben az adott ügyben több irat keletkezett mint az alszámok számára fenntartott rovatok száma, új iktatószámon folytatták az iktatást - utalva természetesen az első iktatószámnál és az új iktatószámnál is erre a körülményre. Az egyes iratok jelölésére az első iktatószámon kívül az alszámot és az évszámot használták ebben a rendszerben. A főlajstromszámos iktatást 1914-től alkalmazzák s főleg a bíróságoknál. E rendszer esetében maga az ügy kap egy ún. főlajstromszámot, és a naptári évre tekintet nélkül az ügyben keletkezett valamennyi iratot ennek alszámán veszik nyilvántartásba. Ez annyiban különbözik az alszámos iktatási rendszertől, hogy az alszámok céljára fenntartott rovatok száma tulajdonképpen nincs meghatározva. Az iktatás egyrészt a fölajstromkönyvben, másrészt az iratborítékként is használt iktatólapon történik. A fölajstromkönyvben csak az ügy számát, a felperes és az alperes nevét, míg az iktató lapon (az iratok borítólapján, ahol természetesen szerepel a folajstromszám, a felperes illetve az alperes neve is) az alszámokat vezetik. Az iratokat a főlajstromszámok szerint helyezik irattárba; a polgári,