3. Iratkezelő és irattáros ismeretek. Jegyzet a középfokú irattáros tanfolyamok résztvevői és oktatói számára. Szerk. Dóka Klára. Bp. 1998. MOL 256 p., ill., tábl.

I. Igazgatási ismeretek - 1. Irattani alapfogalmak

Újabban azonban gépírással vagy számítógéppel leírt kiadmány esetében nem készül fogalmazvány, ilyenkor a kiadmány másodpéldányát őrzi meg az iratképző fogalmazvány gyanánt, irattári támpéldánynak. Az ilyen fogalmazványként elhelyezett másolat rendszerint különbözik valamiben az elküldött tisztázattól: többnyire csak kézjegy és nem aláírás szerepel rajta, nem látják el bélyegzőlenyomattal. A fogalmazvány belső ügyviteli irat, amely oda tartozik, ahol keletkezett. A tisztázat valamely irat végleges formája. Rendszerint cégjelzéses (fejléces) levélpapírra írják, javítások nincsenek a szövegében. A keletkeztető szerv arra jogosult vezetőjének aláírásával, bélyegzőlenyomattal és keltezéssel van ellátva. Rendeltetésszerű őrzőhelye a címzett irattára. Eredeti iratnak - a másolattal szemben - az irat időben első, keletkezési időpontjában létrejött példányát nevezzük. Általában a tisztázat esetében szoktuk említeni azt, hogy eredeti tisztázatról van szó; de tulajdonképpen a fogalmazvány is eredeti irat általában. Valamely irat a keletkezési időpontjában nemcsak egy, hanem több példányban is készülhet, amelyek mindegyike eredetinek minősül, a többes azonos módon előállított és aláírt példányokat másodlatoknak nevezzük. A másolat az irat időben általában későbbi, a keletkezése után létrejött változata, amelyen eredeti aláírás nem szerepel, s többnyire olyan jegyeket visel, amelyekből egyértelműen megállapítható, hogy nem az irat eredeti példányáról van szó. A másolatnak több fajtája van, ilyen az átírt irat, a hasonmás vagy fakszimile, az egyszerű másolat, a hiteles másolat, a kivonatos másolat, az egykorú és a késői másolat. Az átírt irat olyan másolat, amely egy későbbi iratnak, az átíró iratnak a szövegébe van beágyazva. Ez a középkorban a hiteles másolat készítésének általános gyakorlata volt. A hasonmás vagy fakszimile a lemásolt irattal forma szerint is mindenben megegyező másolata. Ezt nyomdatechnikai eljárással, fényképezés útján, fénymásolással, újabban számítógéppel vagy hologrammal is lehet készíteni. A szöveghű másolat az eredeti szövegét adja vissza, formáját nem. Ez készülhet kézírással, gépírással, vagy más eszközzel. Ennek egyik válfaja a betűhív másolat, ami főleg régi kéziratok nyelvészeti szempontból való feldolgozásakor bír jelentőséggel. A teljes másolat a másolt irat szövegét kihagyás nélkül rögzíti; a kivonatos másolat viszont a lemásolt iratnak csak egyes részeit tartalmazza.