3. Iratkezelő és irattáros ismeretek. Jegyzet a középfokú irattáros tanfolyamok résztvevői és oktatói számára. Szerk. Dóka Klára. Bp. 1998. MOL 256 p., ill., tábl.

I. Igazgatási ismeretek - 1. Irattani alapfogalmak

Az egyszerű másolaton nincs hitelesítés. A hiteles másolaton viszont hitelesítési záradék szerepel, amelyben az arra illetékes szerv, vagy személy azt bizonyítja, hogy a másolat a hol található iratról, milyen eszközzel készült, mennyire egyezik a lemásolt irattal. Kivonatos másolat esetében azt is feltünteti, hogy milyen terjedelmű a kivonat, az eredetinek mely részeit tartalmazza. Ez alatt szerepel a keltezés, az aláírás és a hitelesítő szerv bélyegzőlenyomata. A hitelesítést okmányok esetében közjegyző végzi. Valamely szerv információs célból társintézményeinek szánt másolataira viszont gyakran mindössze annyit írnak, hogy „A másolat hiteles", s mellette csak a dátum, az aláírás és a szerv bélyegzőlenyomata szerepel. Az egykorú másolatok általában elsősorban ügyviteli érdekeket szolgálnak és többnyire hitelesítettek, míg a kései másolatok jórészt tudományos célokra készülnek és többnyire egyszerű másolatok. Hiteles iratnak azt tekintjük, amelyet az írt vagy íratott, akinek a nevében szól. Ez tehát általában a tisztázat vagy a fogalmazvány, de ilyennek minősül a hitelesített másolat is. Hamisítvány ezzel szemben olyan irat, amelyet nem az írt vagy íratott, akinek a nevében szól. Mind a hiteles irat, mind a hamisítvány tartalmazhat valós és valótlan adatokat. Az irattani hitelesség nem azonos a történeti hitelességgel. (ad 8.) Az iratok funkciója szerint megkülönböztetünk ügyviteli iratokat és ügykezelési iratokat Az ügyviteli iratok az érdemi ügyintézésben játszanak fontos szerepet. Ezekhez soroljuk az iktatmányt, a mellékletet, a csatolmányt, az előadó ívet (ezen belül a pro domo feljegyzést, az elintézéstervezetet és a kiadmányt), de mint az előzőekből kitűnik, bizonyos szempontból ide sorolható az iktatókönyv és mutatókönyv is. (ad 9.) Az iratokat a bennük foglalt adatok értéke alapján három csoportba szoktuk osztani: megkülönböztetünk maradandó értékű iratokat, ügyviteli értékű iratokat és történeti értékkel nem rendelkező, de ügyviteli értéküket is elvesztett, selejtezendő iratokat. Maradandó értékű az az irat, amely a társadalmi, gazdasági, politikai, jogi, honvédelmi, nemzetbiztonsági, tudományos, művelődési, műszaki vagy egyéb szempontból jelentős, a történelmi múlt kutatásához, megismeréséhez, megértéséhez, illetőleg a közfeladatok folyamatos ellátásához és az állampolgári jogok érvényesítéséhez