3. Iratkezelő és irattáros ismeretek. Jegyzet a középfokú irattáros tanfolyamok résztvevői és oktatói számára. Szerk. Dóka Klára. Bp. 1998. MOL 256 p., ill., tábl.

I. Igazgatási ismeretek - 1. Irattani alapfogalmak

Á géppel írt és géppel olvasható iratokhoz tartoznak a különböző lyukkártyák és lyukszalagok, a mágneses szalagok és mágneses lemezek újabban általánossá váló sokasága. (ad 5.) Az iratképzők jellege szerint szoktunk beszélni köziratokról, illetve magániratokról. Közirat a keletkezés idejétől és az őrzés helyétől függetlenül minden olyan irat, amely közfeladatot ellátó szerv működése során keletkezett vagy keletkezik, illetve közfeladatot ellátó szerv irattári anyagába tartozik; ezeket hivatalos iratoknak is szoktuk nevezni. Magánirat viszont a nem közfeladatot ellátó szerv, valamint a természetes személyek írásbeli tevékenységéből származó irat. Ezen kívül szoktunk beszélni félhivatalos iratokról is, amennyiben valamely magánszemély hivatalos személynek magánjellegű levelében hivatalos kérdéseket is érint, ez ha a magánszemély magánirattárába kerül, magánirat marad, de ha a címzett a hivatalos iratokhoz csatolja, hivatali irattá válik. Ezekből többnyire külön sorozatokat szoktak képezni. A köziratot vagy hivatalos iratokat az iratképző szerv jellegének megfelelően szoktuk fogalmilag csoportosítani így az államhatalmi, igazgatási feladatokat ellátó szervek iratait kormányzati iratoknak, a jogszolgáltatást ellátó szervek iratait bírósági iratokak, a gazdasági tevékenységet folytató szervek iratait gazdasági iratoknak, az egyházak által létrehozott iratokat egyházi iratoknak nevezzük. A magániratok általában kétfélék: családi iratok vagy személyi iratok. A családi iratok a család tagjainak a levelezését, esetleg a birtok kormányzásával kapcsolatos iratokat ölelik fel. A személyi iratok fogalmával a meghatározott személy tevékenységéből származó iratokat jelöljük. (ad 6.) Az iratok eltérő stílusjegyeket mutatnak attól függően, hogy a küldő a címzetthez képest fölé-, mellé- vagy alárendeltségi viszonyban volt vagy van-e. Az irattannak azt a részét, amely e jegyek szerint vizsgálja az iratokat rendszerező, vagy szisztematikus irattannak is nevezzük. A fölérendelt helyzetből kiadott iratoknak általában parancsoló jellegük van. Ez a régebbi korokban elsősorban a királytól származó „legfelsőbb kéziratod, valamint a felség-előterjesztésekre vezetett „legfelsőbb elhatározások" formájában jelentkezett. Ma a