3. Iratkezelő és irattáros ismeretek. Jegyzet a középfokú irattáros tanfolyamok résztvevői és oktatói számára. Szerk. Dóka Klára. Bp. 1998. MOL 256 p., ill., tábl.

I. Igazgatási ismeretek - 1. Irattani alapfogalmak

törvények, rendeletek a tipikusabb esetei a fölérendeltséget képviselő iratoknak, de a felsőbb szervtől az alsóbb szervhez intézett leirat is ebbe a körbe tartozik. A mellérendeltséget kifejező irat neve a hivatalos kapcsolatban átirat, újabban az ilyen egyenrangú felek közötti kapcsolatból származó iratot megkeresésnek is nevezzük. Ezek jellemzője az udvarias hangvétel. Az alárendeltséget kifejező irat a magánszemélyek által hivatalos szervhez írt kérvény, illetve az alsóbb szerv által a felettes szervhez intézett felterjesztés, előterjesztés és jelentés. Régebbi korokban az ilyen irat külső formájában is kifejezésre juttatták a folyamodónak a felsőbb szerv iránti alázatosságát. Ezeken kívül létezik az iratoknak egy nagy csoportja, amely nem tartozik a fölé-, alá- vagy mellérendeltségi viszonyt kifejező egyik iratkategóriába sem. Ezek az ún. belső ügyviteli iratok. Ide tartoznak a jegyzőkönyvek, az ügyviteli és az ügykezelési könyvek, a nyilvántartások, összeírások, számadások és más, az adott szerv belső munkáját szolgáló ügyviteli és ügykezelési iratok (lásd: ad 8.). A jegyzőkönyvek korai típusának tekinthetők azok a könyvek, amelyekben az egyes szervek az általuk kiadott - esetenként a hozzájuk érkezett - iratok másolatát bevezették, így ez tevékenységüknek a folyamatosan vezetett jegyzőkönyve, elsőrangú ügyviteli könyve volt. Ilyennek minősíthetők az Anjou-kortól 1918-ig vezetett királyi könyvek (libri regii). Hasonló jegyzőkönyveket (protocollumokat) vezettek a vármegyék és városok is. A XVII-XVIII. században kialakult nagy kormányhivatalokban általánossá vált az ügyek tanácsülésben való tárgyalása. Ezekről az ülésekről folyamatosan felvett jegyzőkönyv (protocollum sessionale), amely az ügy tárgyát, a hozzászólásokat, a hozott határozatot tartalmazta, egyszerűsödött a későbbiekben iktatókönywé (protocollum exhibitorummá), ami tulajdonképpen még mindig az adott iratképző szerv vagy személy által intézett ügyekről, az ügyintézés egyes fázisairól folyamatosan vezetett jegyzőkönyvnek minősíthető. A mai értelemben vett jegyzőkönyv azonban (bár az esetek többségében ez is belső ügyviteli irat) határozottan elválik az iktatókönyvektől, akkor is, ha rendszeresen megtartott tárgyalások folyamatosan felvett jegyzőkönyveiről van szó (minisztertanácsi jegyzőkönyv, országgyűlési jegyzőkönyv). A jegyzőkönyvek külön csoportját képezik