3. Iratkezelő és irattáros ismeretek. Jegyzet a középfokú irattáros tanfolyamok résztvevői és oktatói számára. Szerk. Dóka Klára. Bp. 1998. MOL 256 p., ill., tábl.

I. Igazgatási ismeretek - 5. Az iratkezelési szabályzatok a közelmúltban és napjainkban

A rendelet második része az iratok levéltári átadásáról intézkedik. Előírja, hogy levéltári átadásra szabályosan selejtezett iratanyag kerülhet, melyet az átadás-átvétel időpontjáig eredeti irattári rend megbontása nélkül kell a szerv irattárában őrizni. A levéltárnak átadandó iratokhoz kell sorolni a selejtezésből kiemelt levéltári értékűnek minősített iratokat is. Az átvételt szabályos átadás-átvételi jegyzőkönyvvel, az irat tárolóeszközeivel (téka, dosszié, doboz, heveder stb.) együtt kell az átadó költségére lebonyolítani. A rendelet lehetőséget ad arra, hogy a szervek a már levéltári átadásra érett irataikból kiemeljék azon iratokat, melyekre ügyviteli szempontból hosszabb ideig szükségük van (pl. műszaki tervek, szerződések, térképek stb.). A kiemelt iratokról 2 példányban jegyzéket kell készíteni, a annak egyik példányát az illetékes levéltárhoz kell eljuttatni, másik példányát pedig a szerv őrzi meg. A levéltárak kérésre a már átvett iratokat meghatározott időre kötelesek az átadó szerv, vagy főhatóságának rendelkezésére bocsátani. A kölcsönzés időtartamról és annak módjáról a rendelet nem intézkedik. A 45/1958.(VII. 31.) Korm. sz. r. tehát kötelezően előírja, hogy iratot csak szabályos selejtezési eljárás során lehet megsemmisíteni, kötelezővé teszi a selejtezési jegyzőkönyvek készítését, ezek levéltári jóváhagyását. Az előzőekhez képest fontos változás, hogy a szervek számára teszi kötelezővé saját ügykörük, feladataik ismeretében az ún. kettős lista, azaz a csak ügyviteli iratok, illetve a történeti értékű iratok jegyzékének összeállítását. A 130/1957.(I-K. 20.)IMsz. utasítás - az igazságügyi szervek iratanyagának selejtezéséről intézkedik - hatálya a 45/1958.(VII. 30.) Korm. sz. rendelethez hasonlóan a selejtezés és az iratőrzés vonatkozásában az 1969. évi 27. tvr. hatálybalépése után is fennmaradt. Hatálya: az Igazságügyminisztériumra, illetve az igazságügyminiszter felügyelete alatt álló valamennyi bíróság, (közjegyző, végrehajtó, telekkönyvi hatóság), hivatal és intézmény iratanyagára kiterjed. Az utasítás szinte teljeskörűen felsorolja az ágazatnál jelentkező iratfajtákat, s meghatározza ezek őrzési idejét. Nem selejtezhető, 35, 25, 20, 10, illetve 5 éves őrzési időket állapít meg. Érdekesség, hogy a nem selejtezhető kategóriába sorolja - mintegy reprezentatív mintavételként - az utasításban felsorolt 33 ún. védettnek nyilvánított szerv teljes iratanyagát. Ezek például a Legfelsőbb Bíróság, a Vasutak és Csatornák Telekkönyvi