3. Iratkezelő és irattáros ismeretek. Jegyzet a középfokú irattáros tanfolyamok résztvevői és oktatói számára. Szerk. Dóka Klára. Bp. 1998. MOL 256 p., ill., tábl.

I. Igazgatási ismeretek - 5. Az iratkezelési szabályzatok a közelmúltban és napjainkban

A szervek kötelesek irataikat, az irattári őrzés lejártát követő 3 éven belül selejtezés alá vonni. A jegyzékbe felvett iratfajták rendkívüli, idő előtti selejtezését megtiltja. A szervek vezetői az iratok selejtezésével járó szervezési és ellátási feladatokra selejtezési felelőst kötelesek megbízni. Az iratok selejtezésének végrehajtására olyan személyeket kell felkérni, akik az iratok értékével mind tudományos, kulturális, mind ügyviteli szempontból tisztában vannak. A községi tanácsok jegyzékbe felvett iratfajtáit keletkezésüktől számított 5 év elteltével a járási tanácsok jegyzőkönyvileg további irattári megőrzésre átveszik. A járási tanácsok az átvett községi iratokat saját irattárukban tovább őrzik, majd selejtezik. A kormányrendelet hatálybalépése előtt keletkezett községi iratokról, a fokozatos iratátvételig a községi tanácsok gondoskodnak. Nem szabad selejtezni a tudományos, kulturális, politikai, gazdasági szempontból értékes iratokat. Az iratselejtezés időpontját a szerv köteles az illetékes levéltárnak bejelenteni. A selejtezésről két példányban jegyzőkönyvet kell felvenni. A jegyzőkönyvnek tartalmaznia kell a selejtezés alá vont iratok keletkezésének évszámát, tárgykörét, a selejtezés idejét, a selejtező nevét és a kiselejtezett iratok mennyiségét. A jegyzék l-l példányát az illetékes állami levéltárnak kell megküldeni, illetőleg a selejtező szerv irattárában kell megőrizni. A szervek iratselejtezésének ellenőrzését - a belügy, a külügy, a Honvédelmi Minisztérium és alárendelt szerveik kivételével a területileg illetékes levéltárak látják el. A belügyi, külügyi, honvédelmi szervek vonatkozásában az illetékes levéltárat az illetékes szaktárca vezetője - a művelődésügyi miniszterrel egyetértésben jelöli ki (pl. Hadtörténeti Levéltár). A levéltári ellenőrzést ellátó illetékes levéltár a kiselejtezésre javasolt iratok további őrzését rendelheti el. A titkosan kezelt iratok esetében a levéltár képviselője csak a selejtezésre előkészített iratokat vizsgálhatja át. A korm. rendelet 5. §-a (4) bekezdése lehetővé teszi, hogy a kiselejtezett iratanyag értékesítéséből befolyt összeg 40%-át a selejtezést ellenőrző levéltár vezetőjének javaslatára a selejtezésben résztvett dolgozók jutalmazására használják fel. Sajnálatos módon ez a minőségi munkára ösztönző rendelkezés a későbbi jogszabályokból már kimaradt.