13. A számítástechnikai adatok és adathordozók archiválása. Szerk. Tamáska Péter. Bp. 1992. ÚMKL 131 p.

Bácsa Imre: A számítástechnikai adathordozók archiválása című TKA kutatási téma zárójelentése

A SZAO munkatársai első lépésként felkértek levéltári és számítástechnikai szakembereket, hogy egy tanácskozás keretében vitassák meg a témát. Célunk az voit, hogy a felmerült használható ötletek kidolgozására a tanácskozás résztvevői közül jelentkezőket is találjunk. A tanácskozás a nem megfelelő előkészítés miatt csak részben érte el célját, azonban így is sok hasznos ötlet merült fel, amelyeket felhasználtunk további munkánk során. Első lépésként a levéltár munkatársai két tanulmányban igyekeztek összegezni azokat az eredményeket, amelyekre a továbbiakban építeni lehet. E tanulmány alapján készült el "A számítástechnikai adathordozók archiválására" vonatkozó kutatási javaslat, mely az alábbiak szerint foglalja össze az elért eredményeket: 1. Magyarországon kialakult a gépi adathordozók archiválásának gyakorlata. Az archiválás túlnyomórészt mágnesszalagon történik. Az archivált szalagok részben a feldolgozott adatállományokat, részben az alkalmazási programokat tartalmazzák, ugyanakkor megőrzik a rendszerdokumentáció papíron megjelenő részét is. A vizsgált esetekben a már nem használt anyagokat olyan szalagtárakban helyezik el, ahol az őrzés módja szakmailag megnyugtató, időtartama pedig korlátlan, fgy a szalagtár betölti egy szakosított irattár, illetve lényeges ismérveiben egy szakosított levéltár szerepkörét. Ennek ellenére megállapíthatjuk, hogy e szalagtárak "státusa" bizonytalan. A fentiek természetesen elsősorban az államigazgatás központi intézményeihez (KSH, PM, MÉM, ÁNH stb.) kapcsolódó legfejlettebb számítóközpontokra vonatkoznak. A mágnesszalag mellett jelentős archiválási szerepe maradt és marad a papírra történő kiírásnak is. Itt elsősorban a papíron is megjelenő kiinduló adatokra és eredményadatokra gondolunk, azaz bizonyos "metszetekének hagyományos irat formájában való megőrzésére. 2. Kompatibilitás. Arra a kérdésre, hogy szükséges-e az archiválással párhuzamosan a régi számítástechnikai eszközök megőrzése, egyértelműen nemmel válaszolhatunk, mert a digitalizált információk mindig újabb és újabb adathordozókra kerülhetnek átírásra, és így mellőzni lehet a már korszerűtlenné vált géppark megőrzését. Egyébként nyugaton már 1982-ben létezett olyan modell, amely lehetővé tette, hogy inkompatibilis számítógépes rendszerek működjenek együtt (Műszaki Gazdasági Tájékoztató, 1988.1.sz. 218-219.p). 3. A levéltári átvételnél az eddig kialakult levéltári ervek betarthatók, mert a proveniencia itt azt jelenti, hogy az adatállományok az adattulajdonoshoz tartoznak. Megjegyezzük azonban, hogy az adatállományok többségét nem az adattulajdonos, hanem a feldolgozást végző számítóközpont őrzi. A rendszertervek, programdokumentációk, valamint az egyes számítóközpontok működését megkönnyítő katalógusok, adatszótárak, illetve programkönyvtárak az archiválandó számítástechnikai adathordozók mellett olyan funkciót töltenek be, mint a hagyományos levéltári anyagok esetében az irattári segédletek. Azonban tapasztalataink szerint a hazai számítástechnikának rendkívül gyenge oldala a dokumentálás. A KSH-nak a számítástechnika alkalmazására vonatkozó adatgyűjtéseit hasznosítanunk kell, de azok nem pótolják, illetve helyettesíthetik a levéltárak gyűjtőterületi munkáját. A továbbiakban a kutatási javaslat 5 pontban meghatározza azokat a kérdésköröket, melyek megvizsgálását javasolja: 1. Melyek a nem levéltári illetékességbe tartozó adatállományok és számítógépes rendszerek? 2. Melyek a levéltári illetékességbe tartozó adatállományok, rendszerek, s hol húzzuk meg az értékhatárt? 3. A nagy adatbankok vizsgálata: hogyan archiválnak, milyen időmetszeteket adhatnak a levéltáraknak ? 4. Terminológiai szótár készítése az egymásnak megfeleltethető levéltári és számítástechnikai definíciókról. 5. Nemzetközi tapasztalatok. A fenti programtervezetet elküldtük a témát ismerő levéltári és számítástechnikai szakembereknek, felkérve őket, hogy valamely téma kidolgozását vállalják el. A felkért szakemberek először szinopszist készítettek elképzeléseikről. A szinopszisokat egy általunk felkért zsűri - melynek elnöke dr. Vass István, tagjai dr. Borsa Iván, dr. Kalas Zoltán és dr. Németh Lóránt voltak - 1988. júniusában elbírálta. A pályázat során született tanulmányok fontosabb megállapításai Célszerűnek látszott a számítástechnika alkalmazási területeit levéltári szempontból két részre bontani: 1. a nem levéltári illetékességbe tartozó és 2. a levéltári illetékességbe tartozó rendszerek csoportjára. Amennyiben ugyanis ez a csoportosítás elvégezhető, az esetek nagy többségében egyszerűen eldönthető, hogy egy rendszer