13. A számítástechnikai adatok és adathordozók archiválása. Szerk. Tamáska Péter. Bp. 1992. ÚMKL 131 p.
Dr. Kálniczky László: Számítástechnikai adatok és adathordozók archiválása
1/A technológiai folyamatok számítógépes irányítása, általában a robotikai alkalmazások levéltári szempontból figyelmen kívül hagyhatók. Pl.: a vízművek mikroprocesszoros termelésirányítása, az öntözőfürt automatikus távirányítása, felszíni vízművek optimális vegyszeradagoló szabályozórendszere, vízellátás számítógépes üzemirányító rendszere stb. 2/A pénzügyi (költségvetési, pénzforgalmi, hitelgazdálkodási, stb.) számítógépes adathordozók megőrzési ideje 5 év (51/1988/XII.24./PM. sz. rendelet). 3/Tulajdonképpen ugyanez vonatkozik a vízdíj- stb. feldolgozó rendszerekre, a szállítólevelekre, a szállítólevelek számítógépes feldolgozására is (5 év). 4/Az állóeszköz-nyilvántartási és gazdálkodási rendszer, az anyaggazdálkodás (készletnyilvántartások, leltárak, készletnormák, stb.) és a gépgazdálkodás és -nyilvántartás számítógépes adathordozóinak megőrzési ideje 5-10 év. 5/A személyzeti, munkaügyi bér nyilvántartások adathordozóinak megőrzési ideje 5-50 év. 6/A HpO vízügyi információs rendszer, valamint a vízügyi műszaki tervezésnél alkalmazott megoldások adatai, adathordozói véleményem szerint nem selejtezhetők. 7/Az ágazati tervezéshez, beszámoltatási feladatokhoz szükséges rendszeres statisztikai adatok, feldolgozások esetében egyedi minősítés szükséges. 8/A számítógépes programok esetében szintén egyedi elbírálás szükséges. Csak a 6., 7. és 8. pont esetében lehetnek olyan adatok, amelyek levéltári anyagnak minősülhetnek, tehát az értékhatár fölé esnek. A gépi feldolgozásra alkalmas adathordozók levéltári értékelése nem történhet meg a lehetséges felhasználók kívánságainak és szükségleteinek felmérése nélkül. Ugyanez a szoros kapcsolat szükséges az adathordozók egyenkénti értékelése során a levéltár és az irattermelő szerv között. Éppen az elektronikus adatfeldolgozásnál áll fenn az a veszély, hogy az elavult adatoknak újakkal történő felcserélése során a történeti kutatás számára fontos anyag mehet veszendőbe. Szükséges lenne megtalálni az "egyezséget" az adatrögzítés és adatvédelem követelményei között is. Jelen esetben nem lehet a vállalatot arra "kényszeríteni", hogy az 1971-74 ill. 1976-79 közötti adatokat visszamenőleg számítógépre vigye. Az alapadatok ugyan a területi szerveknél még megvannak, de azok számítógépre vitele igen költséges lenne. Erre a levéltárnak nincs költségkerete. A vízügyi számítástechnikai adathordozók archiválásának jogi és igazgatási követelményei és feladatai A KSH elnökének utasítása kimondja, hogy a megőrzési és törlési idők meghatározását s az ezekkel kapcsolatos ügyrendet el kell készíteni, tehát kvázi "irattári tervek" elkészítését írja elő. A számítástechnikai (gépi és nem gépi) dokumentumok bekerültek a szervek iratkezelési szabályzataiba, ill. irattári terveibe és azokban a selejtezhetőségi idejüket meghatározták. Ennek ellenére esetünkben nem követik szükségképpen az általános iktatási, irattározási, selejtezési stb. előírásokat. Az irattári terv általában levéltári őrizetbe utalja ugyan a számítástechnika alkalmazásával kapcsolatos ügyeket, a programrendszer-tervezéseket, programozási dokumentációkat, ill. a gépi adattár adatait, de nem szabályozza részletesen az iratkezelési szabályzatban a gépi adatfeldolgozás során rögzített adatok kezelését. A géppel olvasható iratoknak szerepelniük kell az iratkezelési szabályzatokban, hiszen ezek is beletartoznak az irat fogalmába. Adatbiztonságuk, adatvédelmük megoldott, a későbbi visszaolvasáshoz szükséges dokumentáció velük együtt rendelkezésre áll. Gondoskodni kellene arról, hogy a levéltár által nyilvántartott szervek számítógépes információrendszereink záróanyagai (záródokumentumok, output, eredményadatok) az irattáron keresztül ügyrendileg szabályozott kényszerpályán a selejtezési idő meghatározásával levéltári szelekcióra kerüljenek. Ez elsősorban végrehajtási és ellenőrzési kérdés, amely jogi és igazgatási intézkedéseket kíván. A gépi olvasású iratokat meghatározott ideig a szervek irattáraiban, ill. az adatfeldolgozó intézmény irattárában kellene tárolni. Ezeknek a speciális iratoknak kezelését, megőrzési idejét külön utasításnak kellene szabályoznia, mintegy kiegészítve az előző iratkezelési szabályzatokat. A géppel olvasható iratok archiválása magában foglalja az átadó szerv és a levéltár kooperációjának biztosítását, a megőrzött anyag biztonságát szavatoló szabályokat, a díjmentes kutatás feltételeinek és módszerének mikéntjét, ideértve a díjfizetés lehetőségét is. Az elektromágneses formában tárolt információkat a létrehozó szerv akkor törölje, amikor az többé nem kurrens, amennyiben azok ügyviteli anyagra vonatkoznak és elérhetők írott, vagy más megfelelő formában is. Minden más adat viszont csak a levéltár engedélyével semmisíthető meg, miután az megvizsgálta az érintett szerv indokait a megsemmisítésre. A hagyományos iratselejtezésnek a géppel olvasható számítástechnikai adathordozó esetében a törlés felel meg. A
