13. A számítástechnikai adatok és adathordozók archiválása. Szerk. Tamáska Péter. Bp. 1992. ÚMKL 131 p.
Dr. Kálniczky László: Számítástechnikai adatok és adathordozók archiválása
felhasználó egyébként csak egy korábbi téves adatfelvétel esetén kezdeményezheti adatok törlését az adatbázisból, hisz a megszűnő, már nem üzemelő objektumok adatai a státusz információ megfelelő beállításával továbbra is az állományban kell hogy maradjanak. Az iratkezelési szabályzatban a rendszerdokumentáció papíron megjelenő iktatással irattári kezelésbe kellene utalni. Az ún. "kötegelt-szakaszos" (batch) feldolgozások sajátossága, hogy rendszerint papírra kiírásra kerülnek (print-out) mind a törzsadatok, mind a forgalmi adatok, mind pedig az eredményadatok. Ezek a kiírások a vonatkozó hagyományos iratkezelési és megőrzési szabályok betartásával selejtezésre, ill. levéltári megőrzésre kerülhetnének. A regisztratív-fotyamatos nyilvántartást végző rendszereknél szükséges lenne, hogy az irattári terv előírja az adatbázis tartalmának időnkénti (pl.: évenként egyszeri) kiíratását. Az adatvédelemnek az a célja, hogy az üzemszerű feldolgozás közben a hardware hibái a rendszerben csak minimális károkat okozzanak. Ennek biztosítására a rendszer adatállományainak kimentését ciklikusan biztosítják. Csak azokat a gépi adathordozókat kellene rendszeresen, ha szükséges, akár évente átmenteni, amelyek adatai mindenképpen levéltári őrizetbe kerülnek majd. Az eddigi gyakorlat szerint a programok operatív, üzemi jellegű szalagtárba, programkönyvtárba kerülnek. A gépi programok is lehetnek a történettudomány érdeklődésének tárgyai, ha az majd a számítástechnika mai ágazati állapotára lesz kíváncsi. Ezért meg kell határozni, azokat a programokat, amelyek levéltári anyagnak minősülnek. Jelenleg a mágneses adattárak megőrzési idejének megállapításakor elsődlegesen a számítógépes rendszer üzemeltetési biztonságára vannak tekintettel. Az adatvesztések elkerülésére a megőrzési határidő megállapításakor a levéltári igényeket is figyelembe kellene venni, annál is inkább, mert csak a levéltárosok tudják helyszíni vizsgálataik során eldönteni, hogy azok közül az adathordozók közül, amelyekkel az egyes fondképzők rendelkeznek, melyeket lehet történeti értékűnek tekinteni. Szükséges, hogy a levéltárak a szervek összes rendelkezésére álló - hagyományos és nem hagyományos - információhordozójáról egységes és áttekinthető képpel rendelkezzenek, s arról valamilyen nyilvántartást is vezessenek. A levéltáraknak ki kellene dolgozniuk olyan programot, amely a speciális iratok kezelésének teljes spektrumát tekintve, az irattározáson át egészen a levéltári őrzésig biztosítaná a géppel olvasható iratok feldolgozását és őrzését. A számítástechnikai adathordozók levéltári segédletei A levéltárosok tartósan nem hagyhatják figyelmen kívül az elektronikus adatfeldolgozás problémáit, józanul kell megvizsgálniuk a számítástechnika alkalmazásának szükségességét és előnyeit. A gépi forrásokkal szembe kerülő levéltárosok feladata a géppel olvasható iratok összegyűjtése, feldolgozása, dokumeptálása, őrzése és hozzáférhetővé tétele. Döntően abban érdekeltek, hogy az információkat eredendő integritásuk megőrzése mellett értelmezhetővé tegyék, ill., hogy megőrzésükkel hosszútávon hozzáférhetőségüket is biztosítsák. Minden esetben, ha elektromágnesesen tárolt adatokat megőriznek, meg kell őrizni a velük kapcsolatos dokumentációt és technikai információt is, amely szükséges az adatok automatikus feldolgozásához, megértéséhez. A számítástechnikai adathordozók archiválása segédletek nélkül elképzelhetetlen és értelmetlen. Nem jelenthet különösebb problémát a levéltári leltárba vétel és nyilvántartás, hiszen az adatelőállító szerv anyagairól saját célra amúgy is vezet nyilvántartást. Ezeket át lehet venni az adatképzőktől. Sajnos a számítástechnikának gyenge oldala az elkészült rendszerek, programok dokumentálása. Elemi hiányosságok tapasztalhatók, igen rosszul, az egységesítés igénye nélkül tárolják az adatállományaikat. Az azonosítás folyamatát komplikálja, hogy az információ állaga nem követ közös formákat, ugyanazon adategyütteseket többféle elnevezéssel is számontartják. Nincs forgalomban a géppel olvasható adathordozókról egységes nyilvántartás. A nyilvántartásnak nincsenek szabályai, s az irodalom sem nyújt általában elfogadott elképzelést. Nem homogén a géppark, s ebből következik, hogy egy szerven belül is szinte reménytelen feladat az adatállományok egységes és központi nyilvántartása. Mindenképpen ismerni kell a tárolósűrűséget, a felhasznált kódot, az adatsorozat felépítését, a programozás nyelvét és a tartalomra mutató utalásokat. A fenti kívánalmak a dokumentálás minimumát jelölik. Ezen adatok hiányában az adatbázis teljesen használhatatlan. A katalógusok bonyolult, széleskörű információrendszerek adattartalmát írják le, paraméterek segítségével. Ezek fejlettebb változatai nem papíron készülnek, hanem digitális ábrázolásban. A programoknak csak akkor van értelme, a levéltárban, ha más, megőrzött adatok történeti kutatásához kell. Meg kell őriznünk az alaprendszer programokat, valamint a felhasználói
