13. A számítástechnikai adatok és adathordozók archiválása. Szerk. Tamáska Péter. Bp. 1992. ÚMKL 131 p.
Horváth Júlia, Szeleczki Gabriella: A nem levéltári illetékességbe tartozó programcsomagok és számítógépes rendszerek
Horváth Júlia Szeleczki Gabriella A NEM LEVÉLTÁRI ILLETÉKESSÉGBE TARTOZÓ PROGRAMCSOMAGOK ÉS SZÁMÍTÓGÉPES RENDSZEREK Bevezető Feladatunk azon programcsomagok és számítógépes rendszerek felmérése és összegyűjtése volt, amelyek nem tartoznak levéltári illetékességbe. Ez nagyon sokrétű, így a teljesség igénye nélkül megpróbáltuk összegyűjteni a jelentősebb hazai számítógépes cégeknél lévő e témával kapcsolatos információkat. Mielőtt a rendszereket ismertetnénk, néhány levéltári alapfogalmat kell körüljárnunk az általunk fontosnak tartott szempontok szerint. Az írott forrásanyag felosztásánál alapvető szempont a forrás létrejöttének körülménye. Vannak források, amelyek tudatosan abból a célból íródtak, hogy ezek az utókor számára saját korukról tájékoztatást adjanak. A keletkezés szempontját tekintve az írott források másik igen nagy csoportja eredetileg nem az utókor számára készült. Ezek a források a társadalom és gazdaság fejlődési menete során létrejött feljegyzések, amelyeket vagy egyéni érdekek érvényesítése, vagy gazdasági, társadalmi jelentőségük miatt az utókor számára mégis megőriznek. Míg a célzatosan létrejött forrásanyag rendszerint a könyvekben maradt ránk, ez utóbbit a spontán létrejött forrásanyagot az e célra létrehozott tárolóhelyeken, a levéltárakban gyűjtötték össze. A levéltári anyagot a múzeumi és könyvtári anyagtól nem írástermék volta, hanem regisztratúra jellege különbözteti meg. Az 1969. évi 27.SZ. tvr. ill. annak végrehajtási utasítása értelmében iratnak minősül minden olyan írott szöveg - függetlenül attól, hogy milyen anyagon, milyen alakban és milyen eszköz felhasználásával készült; kivételt képeznek a megjelentetés szándékával készült könyvjellegű kéziratok - számadatsor, térkép, tervrajz és hangjegy, amely valamely szerv működésével, illetőleg személy tevékenységével kapcsolatban nála keletkezett vagy hozzá érkezett és rendeltetésszerűen nála volt, tehát már keletkezése pillanatában szorosan hozzátartozott valamely szervhez vagy személyhez, annak iratai között volt és van a helye. Az UMKL SZAO megbízásából a KSH egyik munkatársa a következőkkel egészítette ki az irat fogalmát: - a gépi adatfeldolgozás útján mágneses adathordozóra rögzített adatok; - a fenti adatokból továbbfeldolgozással nyert és fontosnak minősített származékos (másodlagos) adatállományok; - az adatok továbbhasznosltásához nélkülözhetetlen segéd-adatállományok; - számítástechnikai rendszerek üzemeltetési dokumentációja. A különböző írásfajták műveletének termékét nevezzük iratnak, szűkebb értelemben praktikus okokból - az irattári jellegű iratokat tekintjük iratnak. Irattári jellegű az az írástermék, amelyet valamely szervhez vagy személyhez írtak, amelynek ő a címzettje, vagy amelyet egy valamely szerv vagy személy saját, belső használatra készített, az ő emlékezetének támogatását szolgálja. Az irattári (regisztratúra) jelleg az, hogy az írástermek birtoklására eredetileg valamely meghatározott szerv vagy személy illetékes. Tehát levéltári anyag lehet a tulajdonképpeni iratokon kívül más, történeti forrásértékű anyag is, ha regisztratúra jellege van, de levéltári iratoknak csak azokat a regisztratúra jellegű írástermékeket minősítjük, amelyeknek történeti forrásértékük is van. A történeti érték fogalmát azonban tudományos igényű pontossággal meghatározni, azt eldönteni gyakorlatilag lehetetlen. E célnak egyébként legjobban az a definíció felel meg • a tudományos érdeklődést tágan értelmezve -, hogy forrásbázist teremt. Éppen ezért az iratok történeti értékének megállapításával, mint elméleti problémával, a levéltári szakirodalom önállóan általában nem foglalkozik, ezt a kérdést szinte mindig csak az iratok selejtezésével, a történeti értékű iratok kiválogatásával kapcsolatban elemzi és elsősorban az iratok értékrendjét - egymáshoz viszonyított értékét - meghatározó, ill. befolyásoló tényezőket vizsgálja. Mindenesetre megállapíthatjuk, hogy az irat értéke a tartalomtól függ, ebből adódóan az irat értéke nem véletlenszerű. A levéltár tehát természetes vagy jogi személy működése során létrejött, rendeltetésszerűen hozzá befutó és nála maradó olyan íratok összessége, amely már elvesztette kapcsolatát a folyó ügyvitellel, de amely a múlt megvilágítása szempontjából becses, azaz történeti értékű adatokat
