13. A számítástechnikai adatok és adathordozók archiválása. Szerk. Tamáska Péter. Bp. 1992. ÚMKL 131 p.

Horváth Júlia, Szeleczki Gabriella: A nem levéltári illetékességbe tartozó programcsomagok és számítógépes rendszerek

tartalmaz. Ezek az iratok alkotják a levéltári anyagot. A levéltárak gyűjtőkörének más intézmények gyűjtőkörétől történő elhatárolásához a megfelelő jogi alapot először az 1950. évi 29.sz. tvr. teremtette meg. Ez egyrészt kimondta, hogy a szervek a működésük során keletkezett iratokat megfelelő selejtezés után kötelesek átadni a levéltáraknak, másrészt pedig ezen történeti értékű iratok rendszeres átvételét, megőrzését és a velük kapcsolatos egyéb feladatok elvégzését a levéltárak feladatkörébe utalta. így az irattári eredetű levéltári anyag teljes egészében a levéltárak iiletékességi körébe került. Meg kell jegyeznünk, hogy ez a fogalom nem azonos az igazgatási értelemben vett illetékességi kör fogalmával. A két fogalom közötti különbség elsősorban abban rejlik, hogy az iratok átvétele és őrzése nem igazgatási, hanem tudományos és közművelődési célokat szolgáló feladat. Az 1969. évi 27.sz.tvr. és annak 30/1969.(1X2.) Korm.sz. rendelet végrehajtási utasítása ismételten megerősítette az előírást, hogy az irattári eredetű anyag átvételére csak a levéltárak illetékesek. Az eddig elmondottakból kiindulva a számítástechnika terén a következőket állapíthatjuk meg. A számítástechnika szinte minden emberi, társadalmi és gazdasági tevékenységben megjelenik, akár mint termékbe épült képesség (használati érték), vezérlő- vagy munkaeszköz, akár mint informatikai szolgáltatást nyújtó infrastruktúra. A talán túlságosan is részletezett irat és levéltártani megfontolások után - amelyek taglalása elől nem térhettünk ki - a következőkben tárgyalandó programcsomagokat és számítógépes rendszereket két csoportba soroljuk: 1. Nem esnek levéltári illetékesség körébe, mert nincs regisztratúra jellegük és a történeti kutatás szempontjából érdektelenek. Az orvosi rendszerek pl. azért nem tartoznak a levéltári archiválás tárgykörébe, mert maguk nem információrendszerek, s bár egyes esetekben a kórházak működésére vonatkozó adatokkal szolgálnak, a bennük áramló információk természetüknél fogva érdektelenek. Lényegében ugyanez érvényes a számítógépes termelésirányítás operatív információira (pl. a Magyar villamos Művek Tröszt villamoshálózat teherelosztása), mérési adataira. A szakértői rendszerek elméleti kérdésekkel foglalkozó változatait is ebbe a csoportba kell sorolnunk, de a gyakorlati munkát segítő rendszerek már a második csoportba sorolandók. 2. Levéltári illetékesség körébe tartoznak, mert regisztratúra jellegűek, de nincs történeti értékük. Bár e második csoport vizsgálata nem volt a dolgozatírók feladata, fontosnak tartottuk foglalkozni e témával is a fentebb boncolgatott történeti érték nem egyértelműen megfogalmazható definíciója miatt. Esetleges adatbőségük miatt az e csoportba sorolt rendszereket konkrét esetekben (cégeknél) egyedi elbírálásban lehet részesíteni, azaz levéltári értékűnek lehet minősíteni. Megjegyezzük, hogy az eleve történeti értékű számítógépes adathordozók vizsgálatára a tanulmány nem tér ki. Szövegfeldolgozás Nagyon sok helyen évek óta alkalmazzák. Ahhoz, hogy egy rendszer megfelelően működjön, sok tárolóhelyre és jól megírt, könnyen módosítható szoftverre van szükség. A szövegfeldolgozás az egyik legáltalánosabb számítógépalkalmazási terület, amelyet az utóbbi években forradalmasított a mikroszámítógép. Egy levelet megírni nem túl bonyolult feladat, de mutatós, hibátlan szöveget készíteni már nehéz, hacsak nem vagyunk jól képzett, kitűnő stílusérzékű gépírók. Ehhez nagy segítséget nyújtanak a szövegfeldolgozó és szerkesztő rendszerek. A szövegfeldolgozás alapjában véve azt jelenti, hogy a szöveget a számítógéphez csatlakozó billentyűzeten a szokásos módon beírjuk, és ezután a számítógép segítségével kijavíthatjuk, megszerkeszthetjük, tehát olyan formára hozhatjuk, amilyenre akarjuk. A nyomtatóhoz kapcsolt számítógép (mely elektromos írógép is lehet) ezután tökéletes kópiákat készít a szükséges számú másolattal, és a szöveget későbbi felhasználásra rendszerint lemezen, esetleg kazettán tárolja. A speciális szövegfeldolgozó szoftverrel megjeleníthető a szöveg a képernyőn, kijavíthatok a sajtóhibák, mondatok, bekezdések törölhetők, szúrhatók be ill. megcserélhetők és nyomtatott másolatok készíthetők. A szövegfeldolgozók fejlettségüktől függően automatikusan sorokra és bekezdésekre bontják a begépelt szöveget; a sorokat középre lehet állítani, alá lehet húzni; a betűket vastagon vagy ritkítva lehet szedni, stb. Szükség esetén más méretű margók közé is átrendezhető a szöveg. Lapfejrészeket, lábjegyzeteket és oldalszámokat könnyen be lehet írni, ill. a kívánt formátumra szerkeszteni. A szövegben tetszés szerint lehet a formátumot változtatni, üres szakaszokat beiktatni. Sok levelet manapság számítógép címez meg. Mikroszámítógéppel ugyanúgy előállíthatók levelek, mint a nagy ügyviteli számítógépekkel, továbbá nevek és címek is tárolhatók, felfrissíthetők és nyomtathatók. A lista lehet pl. tagok jegyzéke, vevők jegyzéke stb. Szövegfeldolgozó rendszereket használnak címlistákhoz is. A jó címlista programok keresőrutinokat is tartalmaznak,