13. A számítástechnikai adatok és adathordozók archiválása. Szerk. Tamáska Péter. Bp. 1992. ÚMKL 131 p.

Bácsa Imre: A számítástechnikai adathordozók archiválása című TKA kutatási téma zárójelentése

be kell venni azt is, hogy egy nagy terjedelmű adatlap kitöltése több rendszer esetében időt rabló feladat, tehát a kérdések körét minimalizálni kell. Ez utóbbi ellentétes feltételeknek úgy tudunk a legegyszerűbben eleget tenni, ha két fajta adatlapot rendszeresítünk. Az első - viszonylag kevés kérdést tartalmazó - adatlap csak a rendszer azonosító adatait, valamint egy olyan leíró részt tartalmazna amely elegendő információt nyújt annak eldöntéséhez, hogy levéltári értékű-e a rendszer. Ezt az adatlapot az összes rendszerre vonatkozóan ki kell tölteni, és később az értékelés során ez alapján ki lehet válogatni az archiválandó állományokat. Jól összeállított adatlap esetében a felmérés folyamata nem igényli levéltáros közreműködését, de az értékelés mindenképpen egyedi kell hogy legyen, és elsősorban levéltárosi szakértelmet megkövetelő feladat. A nemzetközi tapasztalatok alapján megállapítható, hogy a minősítéshez a mágneses adathordozókon rögzített iratok esetében sem adhatók meg egyértelmű kritériumok, de mint a hagyományos iratoknál, itt is meghatározhatók olyan iratfajták - rendszerek -, amelyekről külön értékelés nélkül is megállapítható, hogy nem tartalmaznak történeti értékű információkat. (Természetesen ezek esetében már az egyes számú adatlapot sem kell kitölteni.) Az értékelés eredményeképpen a felmért rendszerek körét leszűkíthetjük a levéltári értékű adatokat tartalmazó rendszerekre és a további feladatokat csak ezekre kell elvégezni. 3. Számítógépes rendszerek részletes vizsgálata Azokat a rendszereket, amelyekről az értékelés során azt állapítottuk meg, hogy tartalmaznak levéltári értékű infomációkat, további részletes vizsgálatnak kell alávetni annak eldöntése érdekében, hogy archiválhatók-e. Ezt a vizsgálatot is adatlapok segítségével célszerű elvégezni. Az ehhez a vizsgálathoz használandó adatlap elsősorban a rendszerdokumentáció adataira kell hogy támaszkodjon. Az alábbiakban felsoroljuk azokat a legfontosabb szempontokat, amelyek vizsgálatára ebben a fázisban ki kell térni: - a rendszer célja, létrehozásának időpontja, - a rendszer felépítése, a hozzátartozó file-ok leírása, - az üzemeltetés során használt - hardver és szoftver- környezet. A fenti adatok felvétele után el kell végezni az egyes file-ok fizikai vizsgálatát is, és ennek eredményessége után lehet a rendszert archiválandónak minősíteni. A fenti vizsgálat összes feltételeit kielégítő rendszerekre terjesztené ki a levéltár a felügyeletét. 4. Meta-adatbázis felállítása a felmért rendszerek adataival Nyilvánvaló, hogy a kitöltött adatlapokon szereplő információkat számítógépen célszerű feldolgozni, ehhez azonban létre kell hozni egy adatbázist. Ez az adatbázisok és egyéb számítógépes rendszerek adatait tartalmazó ún. meta-adatbázis létrehozása az alábbi szempontok miatt fontos: - a levéltár nyomon tudja követni az egyes levéltári értékű rendszerek sorsát - a kutatóknak információkat tudna szolgáltatni arról, hogy mely rendszerekben találhatók az őt érdeklő adatok. Amennyiben a levéltár pontos információkkal akar rendelkezni a felügyelete alá tartozó történeti értékű rendszerekről, az ehhez szükséges nyilvántartás létrehozásához a meta-adatbázis tervezését meg kell kezdeni. A nyilvántartás létrehozása során fontos feladat a KS H-val való együttműködés kialakítása. Egyrészt az ott működő nyilvántartási rendszer hasznos tapasztalatokat nyújt a levéltár meta-adatbázisának tervezéséhez, másrészt a KSH archiválási gyakorlatának megismerése segítheti a levéltár saját archiválási rendszerének kialakítását. így megfelelő együttműködés esetén a levéltár hasznos tapasztalatokat szerezhet a szalagarchívumok kezelésével és a kutatási igényeket szolgáló feldolgozásokkal kapcsolatban is. Az adatbázis tervezésénél meg kell vizsgálni a levéltár fond- és ál lag nyilvántartásához történő kapcsolódás lehetőségét, hiszen előfordulhat, hogy valamely számítógépes rendszerhez tartoznak olyan hagyományos iratok, melyeket a levéltár őriz. A szalagarchívumok költségigényének tervezéséhez is elengedhetetlen, hogy felmérjük az archiválandó rendszerek számát és nagyságát. Kiválogatva a levéltári értékű adatokat tartalmazó rendszereket, azok legfontosabb ismérveit nyilvántartásba véve az archiválás költségei éves szinten tervezhetőek lesznek. A SZAO személyi állománya, valamint a jelenleg rendelkezésre álló számítógép konfigurációja lehetővé teszi az adatbázis tervezésének megkezdését, valamint ezzel párhuzamosan elkezdődhet a gyűjtőkörébe tartozó intézmények számítógépes rendszereinek felmérése is. 5. Adatszolgáltatás a kutatók részére A meta-adatbázis tervezése során figyelembe kell venni, hogy melyek azok az adatok, •melyek fontos támpontokat adnak arra nézve, hogy a kutatott témához kapcsolódó információk mely rendszerekben találhatók. A szalagarchívumok más számítógépközpontokban történő kialakítása nem jelenti azt, hogy a levéltárnak le kellene mondania nagyteljesítményű számítógép beszerzéséről. A számítógép levéltári alkalmazása ugyanis nem korlátozódhat a jelenlegi formákra