10. Iratkezelési ismeretek. Jegyzet az irattáros tanfolyamok hallgatói számára. Szerk. Dóka Klára. Bp. 1990. ÚMKL 1-2. k. 249 p. ill.

1. kötet - 1. Az írásbeliség kialakulása, az iratkezelés rendszerének változásai

tatószáma a sorszámból, a felhasznált alszámok egyikéből és az évszámból állott ; az első alszámot azonban külön nem kellett jelölni. Az alszámon iktatott iratokat kezdetben sorszámaik növekvő rendjében irattározták. Ha egy ügyre több, önálló iktatószámmal rendelkező irat vonatkozott, ezeket csatolni kellett, ami általában előrehaladó rendszerben történt, de erre természetesen sokkal ritkábban került sor, mint az alapszámos iktatás esetén. Ha a közigazgatásban az alszámos iktatás a legelterjedtebb forma, így ezzel még külön is foglalkozunk. A főlajstromszámos iktatás az egy ügyben keletkezett valamennyi irat együttmaradását biztosította. Ennél a szisztémánál maga az ügy kapott nyilvántartási számot (fölajstromszámot), és a naptári évre való tekintet nélkül valamennyi, az ügyben keletkezett iratot alszámon vették nyilvántartásba. Ez az iktatás abban különbözik az alszámos rendszertől,hogy az alszámok mennyisége nincs meghatározva, azok sorát több éven keresztül is folytatni lehet. Az első beérkező iratot azonnal alszámon vették nyilvántartásba, így valamennyi alszám része fölajstromszámból, alszámból és évszámból álló iktatószámnak. Ezt az iktatási rendszert 1914-től alkalmazták, elsősorban a bírósági iratkezelésben (peres ügyeknél), s ma is főként a peres eljárásoknál használatos ( 5. sz. melléklet). így, tekintettel a peres eljárások során keletkező speciális iratokra (idézés, tárgyalási jegzyőkönyv, ítélet stb.), itt nem az egyes levélváltások kapnak külön alszámot, hanem minden egyes irat. A fölajstromszámok vezetése külön erre a célra rendszeresített iktatókönyvekben (főlajstromkönyvek) történt, az alszámokra iktatott egyes iratokat pedig az iratborítóként is használt iktatólapokra jegyezték. A mutatókönyvek természetesen csak a fólajstromkönyvekhez készültek, így ezek csak a peres felek, illetve a vádlottak neveit tartalmazták.