10. Iratkezelési ismeretek. Jegyzet az irattáros tanfolyamok hallgatói számára. Szerk. Dóka Klára. Bp. 1990. ÚMKL 1-2. k. 249 p. ill.

1. kötet - 1. Az írásbeliség kialakulása, az iratkezelés rendszerének változásai

A fölajstromszámos iratokat minden esetben nyilvántartási számaik szerint helyezték irattárba. Ha a különböző ügytípusokat el akarták egymástól választani, akkor általában betűjelek alkalmazásával megkülönböztetett osztott iratkezelést alkalmaztak; azaz a polgári, a büntető stb. ügyeket osztályonként 1-gyel kezdődő sorrendben külön lajstromozták. A polgári kori vállalati iratkezelés alapvetően a gazdaságossági szempontok figyelembevételével alakult. A hagyományosnak mondható, elsősorban az államigazgatásban használatos irattározással szemben a vállalatok a modern irattartók legkülönfélébb formáit használták. Legelterjedtebb volt a dossziénak nevezett iratgyűjtő, erről nevezték el a vállalatok irattári rendszerét dossziérendszernek. A gazdaságosságra való törekvéssel függ össze az is, hogy a vállalatok soha nem vezettek irataikról olyan fajta nyilvántartást, ami a közigazgatási szervek iratkezelésében általában kötelező volt. A 20. század elején azután az iktatás is megszűnt a vállalatoknál, s olyan irattári rendszerre tértek át, amely mellett az egyes iratokat nem, csak bizonyos irategyütteseket, egy-egy dosszié tartalmát kellett csak nyilvántartani. A kapitalista termelővállalatok rendszerint maguk értékesítették termékeiket, így a vevőkkel való kapcsolattartás az ügyvitel legfontosabb része volt. A kereskedelmi levelezést oly módon rendezték, hogy az egyes iratokat külön nyilvántartás nélkül is könnyen meg lehessen találni. Erre a célra a levelezőpartnerek szerinti sorozatok voltak a legalkalmasabbak. Ábécé rendben minden partner számára külön dossziét nyitottak, amelyben a beérkezett leveleket és a válaszok másolatait helyezték el. Arra is volt azonban példa, hogy szintén a levelezőpartnerek ábécé rendjében külön őrizték a beérkező és a kimenő leveleket, az iratokat pedig általában decentralizáltan, vagyis osztályirattárakban, r A gazdasági szervek irattárai így a vállalat szervezetét tükrözik.