10. Iratkezelési ismeretek. Jegyzet az irattáros tanfolyamok hallgatói számára. Szerk. Dóka Klára. Bp. 1990. ÚMKL 1-2. k. 249 p. ill.

1. kötet - 4. Az ügyvitelszervezés alapjai, az iratkezelés műszaki-technikai feltételei, lehetőségei

hogy először a munka nagyságát mérjük fel, majd ehhez tervezzük a létszámot. Elemezni kell azt is, hogy arányos-e az egyes szervezeti egységek és személyek munkavégzése. Az egyenletesség - ügyviteli területen - az iratok áramlásának ütemétől függ, és számszerűen is mérhető. A feladatokat úgy kell a munkát végzők közt szétosztani, hogy terhelésük egymáshoz viszonyítva egyenlő legyen. Az aránytalan .megosztás súrlódásokra vezet, és a jó munkaszervezést is aláássa. Lényegesek a személyi feltételek minőségi vonatkozásai is. Meg kell állapítani, hogy a munkavállalók szakképzettsége megfelel-e beosztásuknak, vagy nincsenek-e olyan dolgozók, akik magasabb követelményű munkát is végezhetnének. A megfelelő szakképzettség és szorgalom egyes esetekben pótolja a szervezeti keretek hiányosságait, de a szervezeti forma nem ad a dolgozónak szakmai tudást. Ezért érvényesíteni kell azt az elvet, hogy a munkatársak szakképzettségüknek, képességeiknek, rátermettségüknek megfelelő helyen dolgozzanak. Egy-egy munkatárs konkrét teendőit, a vele kapcsolatos elvárásokat, jogait és kötelességeit a munkaköri leírásb

an kell meghatározni. Az ügyviteli munkát szabályozó dokumentumok A vállalatok, intézmények tevékenységének alapvető normatíváit a szer vezeti és működési szabályzat határozza meg. Emek kiadása, megújítása nagyobb átszervezéskor, új intézmény vagy vállalat létrehozásakor válik aktuálissá. Főbb fejezetei a következők: - a szerv jogállása, székhelye, illetékessége - feladatai - szervezeti felépítése - egyes egységeinek teendői