10. Iratkezelési ismeretek. Jegyzet az irattáros tanfolyamok hallgatói számára. Szerk. Dóka Klára. Bp. 1990. ÚMKL 1-2. k. 249 p. ill.

1. kötet - 4. Az ügyvitelszervezés alapjai, az iratkezelés műszaki-technikai feltételei, lehetőségei

- gazdálkodására vonatkozó előírások - bel- és külföldi kapcsolatai - speciális előírások. A szervezeti és működési szabályzathoz a nagyobb intézményeknél és vállalatoknál több melléklet készül, amelyek közül az ügyvitelre kettő vonatkozik: - az ügyrend vagy ügyviteli szabályzat; - az iratkezelési szabályzat. Az ügyrend a vállalati és intézményi ügyek elintézésének módját, az ügyvitel írásbeli részének szabályozását foglalja magában. Jóváhagyása az illető szerv igazgatójának feladata. E dokumentum intézkedik az ügyvitellel kapcsolatos hatáaköri kérdésekben (pl. postabontás, ügyintéző kijelölésének joga, az intézkedések láttamozásánek rendje, aláírásra jogosult vezetők kijelölése, bélyegzőhasználat, az ügyiratkezelésért felelős részleg vagy személy meghatározása stb.). Az ügyiratkezelést (vagyis az iratok átvételét, iktatását, szétosztását, tisztázását, továbbítását, irattározását, selejtezését és a levéltárnak történő átadását) a szervezeti és működési szabályzat másik melléklete, az iratkezelési szabályzat határozza meg. Érmek kiadása - a későbbiekben még tárgyalandó - ágazati (minisztériumi) irányelvek és levéltári előírások figyelembe vételével az illető szerv vezetőjének vagy a felügyeletet ellátó minisztériumnak feladata. Az irásmunkák gépesítése Alig található olyan ügyviteli, adatfeldolgozási terület, ahol szövegek, táblázatok, kimutatások valamilyen formában történő rögzítésére, vagyis írásmunkák végzésére ne kerülne sor. A legegyszerűbb eszköz az írógép, melynek