10. Iratkezelési ismeretek. Jegyzet az irattáros tanfolyamok hallgatói számára. Szerk. Dóka Klára. Bp. 1990. ÚMKL 1-2. k. 249 p. ill.

2. kötet - 11. Az iratok rendszerezése és rendezése

Ebben az esetben célszerű az összekavart anyagot tematikai csoportosítással rendezni. Ezt a rendezést tárgyi átrendezésnek is hívjuk. Például egy kereskedelmi vállalat 1967-1970 közötti iratairól a következő jegyzék készíthető: X kereskedelmi vállalat iratai 19671. doboz Vezetői utasítások 1969-1970 Szervezeti és működési szabályzatok 1968 2. doboz 3. doboz 4. doboz 5. doboz 6. doboz 7. doboz 8. doboz 9. doboz 10. doboz Értekezletek jegyzőkönyvei Személyzeti nyilvántartások Munkaügyi iratok Bérelszámolási iratok Teljesítménylapok, túlóraívek Leltárak 1970 Mérlegek 1970 Könyvelési iratok Beszerzési, értékesítési naplók Szállítólevelek 1967 1968 1968-1970 1970 1968-1969 1967- 1970 1968- 1970 1968-1970 Ha az irattári terv megvan, az szolgálhat kiindulópontul a rendezéshez, a módszer pedig az, hogy az iktatott és nem iktatott iratokból a tételszámoknak megfelelő csoportokat alakltunk ki. Ilyenkor a tételszámokat írjuk fel az egyes dobozokra, csomókra, kötetekre még akkor is, ha azok az iratokon nem szerepelnek. Tételszámos irattári egységek kialakítása nyomán nemcsak a tárolt iratanyag válik áttekinthetővé, hanem a selejtezés is könnyen megoldható. Ha az irattári terv hiányzik, abban az esetben rendezési terve

t kell készíteni,