10. Iratkezelési ismeretek. Jegyzet az irattáros tanfolyamok hallgatói számára. Szerk. Dóka Klára. Bp. 1990. ÚMKL 1-2. k. 249 p. ill.

2. kötet - 10. Irattári nyilvántartások és segédletek

- 186 10. IRATTÁRI NYILVÁNTARTÁSOK ÉS SEGÉDLETEK Mint a korábbiakban láttuk, az irattár feladata, rendeltetése, hogy a szervek és jogelődjeik iratanyagát bizonyos ideig biztonságosan megőrizze, arról ügyviteli vagy egyéb célból tájékoztatást adjon. A megőrzés biztonsága is megköveteli, hogy az irattár kezelőjének az őrizetére bízott iratanyagról áttekintése legyen. Az irattár az iratokkal együtt átveszi az iratkezelési segédkönyveket, amelyek a továbbiakban is megkönnyítik az iratokban való tájékozódást, azonban az irattáros nem elégedhet meg ennyivel. Szükség van sajátos irattári nyilvántartások és segédletek készítésére is. Az irattári segédletek két fő csoportra oszthatók: a/ Az iratanyag mozgásával kapcsolatos segédletek: - átadás-átvételi jegyzék (a kézi és központi irattár közti anyagmozgatás dokumentuma) - iratkölcsönzési napló (a betekintésre, tanulmányozásra átadott, majd az irattárba visszahelyezett iratok nyilvántartója) - levéltári őrzésre átadott iratok jegyzéke (az őrzési idő lejárta után levéltárba került, történeti értékű iratok nyilvántartása) Fenti segédletek rendeltetésével a konkrét feladatok tárgyalása kapcsán foglalkozunk. Szükséges azonban ismételten hangsúlyozni, hogy ezek készítését elsősorban az iratanyag biztonsága indokolja. Az irattáros csak úgy vállalhat felelősséget az irattárban lévő anyagért, ha tudja és meggyőződött arról, hogy mennyi iratot vett át, az egyes szervezeti egységek vagy előadók " mit kölcsönöztek ki, vagy tartottak vissza maguknál, milyen iratokat vettek át az illetékes levéltárban.