10. Iratkezelési ismeretek. Jegyzet az irattáros tanfolyamok hallgatói számára. Szerk. Dóka Klára. Bp. 1990. ÚMKL 1-2. k. 249 p. ill.

2. kötet - 9. Kézi és központi irattárak

munkájukra alaposan fel kell készíteni, vállalva a képzés fáradtságát is. A központi irattárban tárolt nagy mennyiségű iratanyag folyamatos rendbentartása és az előbbiekben említett - egyéb irattározási tennivalók szakszerű ellátása csak olyan személyre bízható, aki a központi irattár kezelését kizárólagos joggal végzi. A központi irattáros személye különösen a nagyforgalmú szerveknél fontos, ezért csak képesítéssel rendelkező irattárost célszerű alkalmazni, illetőleg kinevezni. Gondolni kell arra is, hogy az irattárkezelőt valamilyen körülmény rövidebb-hosszabb ideig akadályoztathatja az irattározási teendők ellátásában, ezért megfelelő helyettesről is kell gondoskodni. Az irattározás tárgyi feltételei A korszerű és hatékony irattározás feltételeinek megteremtéséhez fontos követelmény az erre alkalmas helyiség(ek) kiválasztása, a megfelelő tárolási eszközök, berendezések beszerzése. Ebben a tárgykörben mindenekelőtt az irattárak kialakításának praktikus és szakmai követelményeivel kell foglalkozni. Az irattáraknak kijelölt helyiség(ek)ben először is célszerű födémterrelési vizsgálatokat végeztetni statikussal, ugyanis a polcrendszert úgy kell kiépíteni, hogy optimális legyen az irattár helykihasználása. Természetesen a terhelés optimumát csak abban az esetben kell vizsgálni, ha az irattárat emeleten vagy pince fölött kívánják kialakítani, ugyanis csak olyan helyre célszerű irat2 tárat telepíteni, ahol a terhelési érték minimum 800-900 kp/m , egyébként nem gazdaságos a helyiség kihasználása. Túl magas helyiségekben ajánlatos galériákat kiépíteni, amivel egyrészt növelhető a raktártér, másrészt csökkenti a balesetveszélyt. Sok irattárban még ma is faállványzaton tárolják az iratokat. Ha kicserélésükre nincs lehetőség, akkor ezeket a tűzrendészeti előírásoknak megfelelően