10. Iratkezelési ismeretek. Jegyzet az irattáros tanfolyamok hallgatói számára. Szerk. Dóka Klára. Bp. 1990. ÚMKL 1-2. k. 249 p. ill.

1. kötet - 8. Az iratkezelés gyakorlata III. Az iratkezelés ügyviteli segédkönyvei, az iratok elintézése

- a belső oldalakon a kiadvány-tervezet, valamint a feljegyzések leírására szolgál Az első, nyomtatott oldalon az iratnak és mozgásának lényegében valamennyi fon tos adata feljegyezhető, és az erre szolgáló rovatok a legegyszerűbb formájú előadói íven is megvannak: - a szerv neve - az irat iktatószáma - az érkezés kelte - az irat tárgya - az ügyintéző neve - az előirat (egyúttal elintézett irat) száma - az irattári jel. E rovatok kitöltése minden esetben előírás, Néhány adat azonban az ügy elintézésének kezelési (adminisztrációs) mozzanataira utal, amit nem okvetlenül szük séges kitölteni (pl. a tisztázást, egyeztetést végzők neve, a határidő, sürgetés, postázás napja). Nem kell előadói ívet használni: - gyűjtőszámos iratok nál - fölajstromszámos iratkezelésnél - tudomásulvétel céljából küldött, intézkedést nem igénylő iratoknál - a vállalati iratkezelésben - a tudományos, művelődési stb. intézményeknél az adminisztratív ügyek kivételével. Az előadói ív első oldalát az iratkezelő és az ügyintéző együttesen tölti ki. A kezelő írja fel az irat számát, a határidőt, a tárgyat, az elöiratok számát az ügyintéző tölti ki a többi rovatot.