10. Iratkezelési ismeretek. Jegyzet az irattáros tanfolyamok hallgatói számára. Szerk. Dóka Klára. Bp. 1990. ÚMKL 1-2. k. 249 p. ill.

1. kötet - 8. Az iratkezelés gyakorlata III. Az iratkezelés ügyviteli segédkönyvei, az iratok elintézése

Az elintézés módja Az elintézés módja lehet: - elintézéstervezet (fogalmazvány) készítése és az ügy megválaszolása - továbbítás eredetben - intézkedés rövid úton (pl. telefonon) - láttamozás - irattárba helyezés. Az irat eredetiben való, végleges továbbítására csak akkor kerülhet sor, ha az ügy elintézésére más szerv vagy szervezeti egység illetékes. Ha a beadvány más szervhez került, erről az ügyfelet is értesíteni szükséges. Visszavárólag, rövid úton véleményezésre valamely ügyiratot más részlegnek vagy a véleménykérővel szoros együttműködésben lévő szervnek lehet elküldeni. Az elintézéstervezet formája Az elintézéstervezet készülhet - előadói íven (18. sz. melléklet) - a beérkezett levél hátlapján - sokszorosított, előnyomott nyomtatványon (pl. igazolások) - a tisztázati és másolati példányok egyidejű elkészítésével (gépelt, indigós másolattal). Mint említettük, legcélszerűbb, ha bonyolult ügyek esetén az elintézéstervezet előadói íven készül. A tisztázásra kerülő elintézéstervezet különféle alaki és tartalmi előírásoknak felel meg. Tartalmaznia kell: - az ügyirat iktatószámát; - az ügyintéző nevét (ha nem azonos az aláíróval), telefonszámát;