10. Iratkezelési ismeretek. Jegyzet az irattáros tanfolyamok hallgatói számára. Szerk. Dóka Klára. Bp. 1990. ÚMKL 1-2. k. 249 p. ill.
1. kötet - 7. Az iratkezelés gyakorlata II. Az iratkezelés folyamata
Egyes olyan ügyek esetén, amikor egy adott intézkedéssel, körkérdéssel kapcsolatban válaszok sokasága érkezik különböző szervektől, ill. belső szervezeti egységektől, szintén célszerű a gyűjtőív alkalmazása. Ilyenkor a gyűjtői vet a válaszok beérkezése után, a beérkező iratokkal együtt elintézést tartalmazó irathoz csatolják. A gyűjtőív létére ilyenkor az iktatőkönyv megfelelő rovatában utalni kell. . . -v Az iratok szerelése, csatolása Előirat. utóirat Bármely iktatási rendszert alkalmazunk, az ügyirat beiktatása előtt meg kell állapítanunk, hogy van-e az ügynek a folyó évben előzőleg beérkezett irata. (A változatlan alapszámos iktatási rendszer alkalmazása esetén - mint azt előzőleg láttuk - az előző éveket is figyelembe kell venni.) Amennyiben van, ez az előirat , az újabban beérkezett irat az utóirat . A kettő kapcsolatát a különböző iktatási rendszerekben más-más módon, de feltétlenül meg kell teremteni, azt mind az ügyiraton, mind az iktatókönyvben jelezni kell. Sorszámos ik tatásnál az előiratot a kezelő az irattárból kikeresi, csatolja az utóirathoz és az iktatókönyv megfelelő rovatában az előiratnál az utóirat, az ut'óiratnál pedig az előirat számát feltüntetni. Alszámos iktatásnál, ha az iratnak ugyanabban az évben előzménye, ill. előzményei vannak, akkor az újonnan érkező ira _ tot vagy iratokat a korábbi irat soron következő alszámaira kell beiktatni. Ha az alszámok elfogynak, akkor új iktatószámot kell adni. Itt az elő- és utóirat vagy utóiratok csatolásának az alszámok figyelembevételével kell megtörténnie. Ebben az iktatási rendszerben azonban figyelnünk kell arra, hogy évenként újrakezdődik az iktatás, tehát egy folyó évben beérkező iratot egy előző évi iktatószám megfelelő, üresen maradt alszámára tilos beiktatni.
