10. Iratkezelési ismeretek. Jegyzet az irattáros tanfolyamok hallgatói számára. Szerk. Dóka Klára. Bp. 1990. ÚMKL 1-2. k. 249 p. ill.

1. kötet - 7. Az iratkezelés gyakorlata II. Az iratkezelés folyamata

kézjegyével: és a javítás: időpontjának feltüntetésével is igazolni kell. Gyűjtőszám alkalmazása Egyes - többnyire irányító - szervező tevékenységet folytató - szerveknél, 111. iktató szervezeti egységeknél, célszerű a gyakran előforduló ügycsoportoknak egy-egy külön számot az iktatókönyvben fenntartani. Különösen praktikus ez azoknak az ügycsoportoknak az esetében, melyekkel kapacsolatban egyetlen intézkedés történik. (Pl. körlevelek, tudomásul vételül szolgáló írásbeli értesítések, utasítások, beérkezett kimenő jelentések stb.) Az ilyen célra fenntartott számot, számokat gyűjtőszámnak nevezzük. A gyűjtőszám általában egy általános tárgynak a számai melyet - attól függetlenül, hogy milyen iktatási módot alkalmazunk - a rendelkezésre álló számkeret elején szokásos kijelölni, és az iktatókönyvben feljegyezni. A gyűjtőszámon nem lehet iratváltást nyilvántartani. Abban az esetben, ha mégis szükségessé válikrválaszlevél elküldése, azt az iktatókönyv következő sorszámán kell nyilvántartásba venni és a kapcsolatot utalással a "Megjegyzés" rovatban jelezni. A gyűjtőszám csak a hozzá tartozó irat beérkezésekor válik valóságos iktatószámmá. Gyűjtőszám alkalmazása esetén az arra a számra befutó valamennyi iratot alszámosan kezelik. (Akkor is. ha a szerv iktatási rendszere nem alszámos.) A gyűjtőszámos iktatásnál az első alszám az iktatószám része. (L. 15. sz. mell.) Svfljtéiv Gyűjtőszámos iktatásnál az alszámok nyilvántartására gyűjtőívet kell használni. A gyűjtőívben fel kell tüntetni a gyűjtőszámot. Az alszámokra befutó ügyiratok nyilvántartási adatai az iktatókönyv adataival azonosak. A gyűjtőívet minden év végén be kell fűzni az iktatókönyvbe. .