10. Iratkezelési ismeretek. Jegyzet az irattáros tanfolyamok hallgatói számára. Szerk. Dóka Klára. Bp. 1990. ÚMKL 1-2. k. 249 p. ill.

1. kötet - 7. Az iratkezelés gyakorlata II. Az iratkezelés folyamata

jártak belső oldalán történik a hitelesítés. Itt fel kell tüntetni ismételten a szerv nevét (decentralizált vagy vegyes iktatás esetén az iktatásra kijelölt szervezeti egység írja alá ás bélyegzővel látja el, közvetlenül az aláírás mellett. (Pl. Ez az Energiagazdálkodási Intézet főosztályának 19B7. évi iktatókönyve ... számú számozott lapot tartalmaz Budapest, 1986. december 31. Szabó János - körbélyegző.) Iktatókönyvön kívül - egyes szervek - iktatólapokat is használnak. Az azonos évre vonatkozó iktatólapok együttmaradásáról feltétlenül gondoskodni kell. Minden év végén az iktatókönyvet a lap alján vízszintes vonallal le kell zárni. Ha a lapon fennmaradtak számok, a lezárás átlós vonallal történik. Aslap ra rá kell vezetni, hogy mely iktatószámmal zárul a könyv, és mikor történt a lezárás. Az iktatókönyv lezárását - úgy mint megnyitását - a szerv (vagy szervezeti egység) vezetőjének aláírása és pecsét hitelesíti. Téves bejegyzések javítása Az iktatókönyv okirat-jellegéből következik, hogy annak meghamisíthatatlanságának biztosításáról gondoskodni kell. Az iktatókönyv felhasznált..lapjait r összeragasztani, az iktatókönyvben (vagy az iktatóbélyegzőn) feljegyzett adatokat kiradírozni, leragasztani, tussal, tintával vagy bármely más módon olvashatatlanná tenni tilos. Ha mégis szükség van a javításra, akkor a tévesen bejegyzett szöveget vagy számot egyetlen vonallal oly módon kell áthúzni, hogy az eredeti szöveg olvasható maradjon, ugyanakkor a javítás ténye nyilvánvaló legyen. Mint fentebb említettük, az iktatókönyv közhiteles okirat, a benne található bejegyzéseket bármely jogkövetkezményekkel járó ügyben bizonyítékként fel lehet használni. Érmek következtében lényeges, hogy a javítás tényének hiteles igazolását is el kell végezni éppúgy, mint a megnyitás és lezárás esetén. A javítást tehát nem egyszerű áthúzással kell elvégezni, hanem ezt a javítást végző