10. Iratkezelési ismeretek. Jegyzet az irattáros tanfolyamok hallgatói számára. Szerk. Dóka Klára. Bp. 1990. ÚMKL 1-2. k. 249 p. ill.

1. kötet - 7. Az iratkezelés gyakorlata II. Az iratkezelés folyamata

= 1.4659-3/1986. u.a. III. gyáregység = 1.4659-4/19B6. u.a. IV. gyáregység b/ ezek a külső szervtől érkező iratokhoz hasonlóan beiktatják saját iktatókönyvükbe; a küldő neve és száma rovatban a vezérigazgatói titkárság, és az 1. jelzőszámú iktatószám szerepel I. gyáregység beszámolója: 41.89/1986. iktatószám II. " " 42.156/1986. III. " 43.163/1986. " IV. " 44.182/1986. c/ az elkészült beszámolók tisztázott példányait e számokon küldik meg a vezérigazgatói titkárságnak; azok fogalmazati példánya - az iktatószámok növekvő rendjében lerakva - saját irattárukban marad, d/ ha a titkárság elküldi a vállalati beszámolót a minisztériumba, a levél iktatószáma 1.4659-5/1986

. lesz. (Példában szereplő iktatószámok részei: az iktatási egység jelzőszáma, sorszám, alszám, év) Iktatokönvvek hitelesítése Az ügyiratok iktatására minden év elején újonnan megnyitott^ bekötött előszámozott és hitelesített iktatókönyvet kell használni. Az iktatókönyv közhiteles okirat. Ezt a funkcióját csak abban az esetben tudja betölteni, ha^a fenti szempontok figyelembevételével állítjuk ki és kezeljük. Ez sajnos jelenleg sok helyen nem történik meg. Az iktatókönyv fedőlapján fel kell tüntetni az évszámot és szerepelnie kell természetesen az "iktatókönyv" feliratnak is. (Az előre nyomott iktatókönyveken ez természetesen szerepel.) Pl. Ipari Minisztérium Igazgatási Főosztálya - Iktatókönyv - 19B5.) Az iktatókönyv fedőlap-