10. Iratkezelési ismeretek. Jegyzet az irattáros tanfolyamok hallgatói számára. Szerk. Dóka Klára. Bp. 1990. ÚMKL 1-2. k. 249 p. ill.

1. kötet - 7. Az iratkezelés gyakorlata II. Az iratkezelés folyamata

- 119 tokát és egyéb pénzügyi okmányokat, hivatalos lapokat szakfolyóiratokat, rendszeresen - tájékoztató céllal megküldött - sokszorosított anyagokat, melyeknek körét az iratkezelési szabályzatban meg kell határozni. Az iktatóbélyegző Az iktatás egyik része az iktatóbélyegzönek az iratra nyomása és a lenyomaton az adatok feltüntetése. Iktatóbélyegző használata kötelező. Az iktatóbélyegzőt az irat külső oldalára helyes nyomni, mert ellenkező esetben a rovatok adatai összeolvadnak az írott szöveggel. Ha a külső oldal is tartalmaz írott szöveget, a bélyegzőt az irat bal alsó sarkában célszerű elhelyezni. (Mikrofilmes berendezések használata esetem az iktatóbélyegzönek az üres oldalon való elhelyezése nem célszerű, mivel ez esetben sok üres oldalt kell lefényképezni. Ez esetben az iktatóbélyegzőt a belső, szöveges oldalra kell nyomni.) Az iktatóbélyegző lenyomatának a következő adatokat kell tartalmaznia: a szerv neve és címe, az iktatószám, az iktatás időpontja (év, hó, nap), mellékletek száma, az ügyintéző neve, az irattári terv szerinti tételszám. Az iktatóbélyegző lenyomatának az irat külső oldalán való elhelyezése után a rovatokat tollal kell kitölteni, hogy adatai meghamisíthatok ne legyenek. A dátum rovatánál a hónap nevét betűkkel, a mellékletek számát számmal keli feltüntetni. Ha egy irat több mellékletet tartalmaz, használatos az "iratcsomó" megjelölés is.