10. Iratkezelési ismeretek. Jegyzet az irattáros tanfolyamok hallgatói számára. Szerk. Dóka Klára. Bp. 1990. ÚMKL 1-2. k. 249 p. ill.

1. kötet - 7. Az iratkezelés gyakorlata II. Az iratkezelés folyamata

Az iktatószám Az iktatószám az iktatókönyvben feltüntetett sorszámból (al- vagy főlajstromszámból), az évszámból és esetleg - iktatási rendszertől függően - az iktatást végző szervezeti egység szám-, ill. betűjeléből áll. Az iktatókönvv rovatai Akármelyik fentebb emiitett iktatási rendszer alkalmazása esetén az iktatőkönyvnek feltétlenül tartalmaznia kell az iratok azonosításához, hollétük megállapításához, az irattal kapcsolatos ügyben történő: intézkedések követéséhez, ellenőrzéséhez szükséges adatokat. Ezek a következők: az irat száma az iktatás időpontja honnan érkezett az irat a küldő szerv vagy személy neve, címe, iktatószáma az irat tárgya, - az ügyintéző neve, - határidő kezelési feljegyzések, - a mellékletek darabszáma az irattári elhelyezés ideje ; az irattári terv szerinti tételszám Az iktatókönyvnek tartalmaznia kell egy "kezelési feljegyzések" vagy "Megjegyzés" rovatot, ahol az iratok minősítését, az iratcsatolás, tényét kell feltüntetni. Itt meg kell jelölni az azonos ügyben keletkezett irat előző vagy következő iktatószámát aszerint, hogy az iratot előre vagy hátra csatoljuk. Itt tüntethető fel - alapszámos iktatási rendszer alkalmazása esetén - az. alapszám is. Ha az iratokat többszörösen előre vagy hátra csatoljuk, az iktatókönyv mellett szükséges az irattári sorkönyv használata, ahol feltüntetjük az alapszámot.