10. Iratkezelési ismeretek. Jegyzet az irattáros tanfolyamok hallgatói számára. Szerk. Dóka Klára. Bp. 1990. ÚMKL 1-2. k. 249 p. ill.

1. kötet - 6. Az iratkezelés gyakorlata I. Iratkezelési rendszerek és a legelterjedtebb iktatási módok

Az osztott (decentralizált) iratkezelés esetén az ügyiratkezeléssel öszszefüggő valamennyi - fent felsorolt - tevékenységet az egyes szervezeti egységek végzik. Nagy iratforgalmú, több telephelyen működő szerveknél, pl. minisztériumoknál, több részlegből álló nagyvállalatoknál ez a rendszer alkalmazható legjobban. A vegyes szervezetű iratkezelési rendszer a központosított és a vegyes rendszerek kombinációja. Az ügyiratkezeléssel összefüggő tevékenységeket az iratkezelési szabályzatban rögzített elvek szerint a kezelőiroda, az egyes szervezeti egységek (ill. az ottani iratkezelők), néha. az előadók maguk végzik. Ezt a rendszert szintén a nagyobb iratforgalmú, több telephellyel rendelkező szerveknél lehet alkalmazni. Heg kell azonban jegyeznünk, hogy ez a rendszer sokkal nagyobb elővigyázatot igényel, mint az előző kettő. Emel a rendszernél gyakori az egyes ügyfajták (pl. vezérigazgatói, vezérigazgatóhelyettesi, jogi, személyzeti stb.) elkülönített iktatása, kezelése. Itt az irat útja könnyen válik követhetetlenné^ ellenőrizhetetlenné. Gyakori ebben az esetben a kettős vagy többszöri iktatás, mivel az érkeztetést - amit többnyire egy központi kezelőiroda végez - gyakran összetévesztik az iktatással. Sokszor két vagy több helyen iktatnak, máskor sehol sem. A bejövő és kimenő iratok sokszor elkülönülnek egymástól, mivel az egyes szervezeti egységek a kimenő irataikat - melyet általában a kezelőiroda postáz - már nem iktatják. A legrosszabb eset, ha az iratokat maguk az előadók kezelik, kézi irattáruk gyakran minden ellenőrizhetőségen kívül áll. Az osztott és a vegyes iktatási rendszerek alkalmazása:esetén az egyes szervezeti egységek által iktatott iratokat meg kell különböztetni egymástól. A megkülönböztetés történhet betűjellel

. Ez esetben az iktatást minden szervezeti (iktatási) egységnél eggyel lehet kezdeni, s a betűjel alapján megél-