10. Iratkezelési ismeretek. Jegyzet az irattáros tanfolyamok hallgatói számára. Szerk. Dóka Klára. Bp. 1990. ÚMKL 1-2. k. 249 p. ill.

1. kötet - 6. Az iratkezelés gyakorlata I. Iratkezelési rendszerek és a legelterjedtebb iktatási módok

lapítható, hogy az irat hova tartozik. A megkülönböztetésre használatos még a jelzőszám is. Ez ott ajánlható, ahol az egyes iktató szervezeti egységek többszörös alá-- fölérendeltségben vannak és évente keletkező irataik száma nem határozható meg előre. Végül az igazgatási jellegű intézményeknél, főhatóságoknál, minisztériumoknál, ott ahol az évente keletkező iratmennyiséget viszonylag nagy pontássásgal meg lehet állapítani, alkalmazható a számkeret

. Ebben az esetben évente kijelölnek minden iktatási- egységre egy bizonyos iktatószám-mennyiséget. Az iktatást minden esetben e számkeret első számával kell kezdeni. Ha az egység számára biztosított keret év vége előtt elfogyna, akkor a más szervezeti egységnek ki nem osztott számokból kell pótkeretet kijelölni. Példák

: Betűjelek használata: X Kereskedelmi Vállalat betűjelei A - Igazgatási Osztály B - Műszaki Osztály C - Nemzetközi Osztály > 0 - Pénzügyi Osztály E - Ellenőrzési Osztály F - Munkaügyi Osztály Az iktatószám ezesetben* a betűjelet is magában foglalja. B -16/1983. a Műszaki Osztály irata C -18/1984. a Nemzetközi Osztály irata E-187/1984. az Ellenőrzési Osztály irata