10. Iratkezelési ismeretek. Jegyzet az irattáros tanfolyamok hallgatói számára. Szerk. Dóka Klára. Bp. 1990. ÚMKL 1-2. k. 249 p. ill.

1. kötet - 6. Az iratkezelés gyakorlata I. Iratkezelési rendszerek és a legelterjedtebb iktatási módok

6. AZ IRATKEZELÉS GYAKORLATA I. Iratkezelési rendszerek és a legelterjedtebb iktatási módok Az 1969. évi 27. sz. tvr. szellemében az. iratkezelés rendszerét úgy kell megválasztani, hogy az egyszerre tegyen eleget az iratok biztonságos megőrzése levéltári szempontú követelményének és egyben eredményesen szolgálja az illető szerv rendeltetésszerű működését. Ezért a rendszernek segítenie kell a szerv feladatainak gyors és eredményes megoldását, ehhez az iratokban való pontos tájékozódást, ami egyúttal a tevékenység hatékony ellenőrizhetőségét is jelenti. Mivel az egyes szervek működése során meglehetősen nagy mennyiségű iratanyag keletkezik, ami annak biztonságos megőrzését, méginkább a bennük való gyors eligazodást lehetetlenné teszi, az iratkezelés rendszerének könnyűvé kell tenni a feleslegessé vált adatokat tartalmazó iratok kiselejtezését is. Egy szerv iratkezelési rendszerének megválasztásánál ezekre a szempontokra kell figyelemmel lenni. Három alapvető iratkezelési rendszert különböztetünk meg: - központosított (centralizált) - osztott (decentralizált) ; - vegyes szervezetű. A központosított (centralizált) iratkezelési rendszerben az iratkezelés valamennyi lényeges mozzanata: a beérkező és kimenő iratok átvétele, az iktatás, a mutatózás, az irattisztázás, postázás, az átmeneti irattározás, tehát az ügyiratkezeléssel összefüggő valamennyi teendő elvégzése egy helyen történik. Ezt a rendszert a kisebb iratforgalmú, egy telephelyű szerveknél ajánlatos alkalmazni, ahol egyéb rendszer alkalmazása a pontos és gyors munkavégzést akadályozná.