10. Iratkezelési ismeretek. Jegyzet az irattáros tanfolyamok hallgatói számára. Szerk. Dóka Klára. Bp. 1990. ÚMKL 1-2. k. 249 p. ill.

1. kötet - 5. Az iratkezelést szabályozó rendeletek. Az iratkezelési szabályzat és az irattári terv

fontos volt az ún. "Kezdöirat" fogalmának meghatározása, amely azt a téves álláspontot hivatott cáfolni, mely szerint a kezdőirat az, amelyet egy adott ügyben a naptári év folyamán beiktattak. Ugyanis az ügyben az eljárás a folyó évet megelőzően is megindulhatott, más kérdés az, ha az új naptári évben új irat érkezik, akkor új iktatószámot kap, s-a szabályoknak megfelelően - az előzményeket ide csatolják. Tehát az államigazgatási ügy kezdő irata háromféle módon keletkezhet: - beadvány (kérelem, fellebbezés, panasz, bejelentés) formájában; - megkeresés, más szervek kezdeményezése útján; - hivatalból indított eljárás alapján. A küldemények átvétele, felbontása tekintetében - a korábbiakhoz viszonyítva egyrészt a távmondatok és telexküldemények kezeléséről rendelkezik, másrészt a közérdekű bejelentésekről szóló törvény hatálybalépését követően külön jelzést ír elő a panaszok ("P") és a közérdekű bejelentések, javaslatok ("KB") megkülönböztetésére az iratkezelésben. A rendelet megfogalmazza az iktatás szabályait, előírja az iktatóbélyegző használatát, az iktatókönyv rovatainak kitöltési módját, rendelkezik arróllj mikor célszerű gyűjtőszámot, illetőleg gyújtőívet használni, továbbá szabályozza az irat-nyilvántartással kapcsolatos egyéb tennivalókat, a mutatózás szabályait, az előadói ívre vonatkozó előírásokat. Az ügyiratkezelés folyamata tehát lényegesen nem változott az előző szabályozásokhoz képest, de merőben új az az irattári jelrendszer,' mely az iratok csoportosítását és célszerű tárolását hivatott szolgálni: az ügy típusát, ágazati hovatartozását, selejtezési minőségét kifejező szám- és betúkombinációból áll. Az 1973-as szabályozással kifejezetten az irattári rend korszerű kialakí-