Batalka Krisztina: Az elektronikus iratkezelés bevezetésének helyzete a hazai egyetemeken. Nehézségek és tanulságok. LSZ 60. (2010) 2.

Hírek integráció után. így az elvárások között szerepelt az eltérő iratkezelési hagyományok kezelése az önállóság megtartásával, de igyekeztek az új helyzetet kihasználni a lehető legnagyobb mértékű egységesítésre és racionalizálásra (pozitív tapasztalataik vannak ezzel kapcsolatban). Az egyetemen a Netregiszter nevű rendszert használják, amelynek bemutatta jellemzőit, külön említve, hogy két év alatt nem merült fel technikai probléma. Egyelőre csak a központi igazgatásban és a dékáni hivatalokban használják (ez kb. 45-50 felhasználót jelent). A korábbi megoldások migrációit itt sem vállalták. Külön kiemelte, hog}' az iktatási funkció során a rendszer nem enged továbblépni az irattári tételszám mező kitöltése nélkül. Az iktatás mellett személyi és hálózati szkennereket is használnak (utóbbi jobb TIFF formátumot produkál, a háttérben fut egy karakterfelismerő program is). Ismertette, hogy melyek voltak a rendszer bevezetésének fázisai (kiemelve, hogy nagyon kevés idő volt a fejlesztésre), valamint még néhány tapasztalatát megosztotta a hallgatósággal: az előnyök megismertetése a felhasználókkal nagyon fontos volt, ennek következtében érdekeltté tételük pedig sikeres, ugyanakkor sok modulra nem merült fel igény. Az informatikusok után ismét levéltárosok következtek, mégpedig két olyan előadással, amelyek inkább helyzetjelentésként foghatóak fel, hiszen két intézményben is a konferencia hetében indult el az elektronikus iratkezelő rendszerek használata. Pőr Csilla kari titkár, igazgató (Pannon Egyetem Georgikon Kar) a Pannon Egyetemen bevezetésre kerülő rendszer kialakításának folyamatát ismertette. Az intézmény a Humansoft Informatika DoQ iratkezelő rendszerét vásárolta meg TIOP pályázati támogatással. Csak minimális módosítási kérésük volt a specifikációhoz. Kiemelte, hogy a felhasználói felület itt is webes felületen futó program, illetve a törzsadatokat gond nélkül fel tudták tölteni a gazdasági és tanulmányi rendszerükből (EGR, Neptun). A tesztüzem-mód csak az iktatási funkció használatával indult el átmeneti szervergépen (ezt is TIOP-os támogatásból szerezték be), az éles indulás április közepére várható. A feladat támogatására külön koordinátort is kineveztek. Elmondta, hogy a keszthelyi karon már korábban is centralizált iktatás folyt, míg Veszprémben ez nagyon vegyes képet mutat, ám ezt a rendszer meghagyta. A szoftver és a szervergép mellett 11 szkennert is beszereztek (ebből három nagyteljesítményű), terveik szerint a 2010. év végén ezek használatára is sor kerül. Hasonló helyzetről és módon tudott beszámolni Kissné Bognár Krisztina levéltárvezető (Szent István Egyetem Kosáry Domokos Könyvtár és Levéltár) a SZIE-n bevezetésre kerülő iratkezelési rendszerről. Elöljáróban elmondta, hogy az integráció után itt sem alakult ki egységes iratkezelési gyakorlat. Röviden ismertette a szoftver kiválasztásának szempontjait és folyamatát, amelynek végén a netTeam-Magyarország Zrt. Kontroller nevű szoftverjét vásárolták meg. A cég ezután kezdte meg az iratkezelés felmérését az egyetem karain, illetve ekkor került sor egységes iratkezelési szabályzat elfogadására is. 2010 márciusának első hetében indult meg élesben a rendszer, egyelőre a főtitkári hivatalban és a gazdasági—műszaki főigazgatóságon. A pilot iktatás már korábban, január l-jén megindult, azonban mellette párhuzamosan migrálható, Excelben történő iktatást is végeztek. Pozitív következményként értékelte, hogy a központi iktatás igénye létrehozta a központi postázót, érkeztetőt is. Elmondta, hogy terveik szerint a három gödöllői kar március végén lép be a rendszerbe (először a dékáni hivatalok). A Neptunnal egyelőre még nem lesz összekapcsolva a rendszer, de ennek igénye is felmerült. Végül az előkészítő munka néhány negatív tapasztalatáról is beszámolt: kevés gyakorlási lehetőség adódott, nem volt teljesen sikeres a rendszer bevezetésének a kommunikációja, valamint olyan új kollégák is voltak, akik sem az intézmény szervezeti felépítését, sem az iktatási folyamatot nem ismerték. 77