Batalka Krisztina: Az elektronikus iratkezelés bevezetésének helyzete a hazai egyetemeken. Nehézségek és tanulságok. LSZ 60. (2010) 2.

Hírek Végül a vendéglátó intézmény részéről Lukács Adrienn egyetemi iratkezelési megbízott (Semmelweis Egyetem Stratégiai, Működésfejlesztési és Igazgatásszervezési Főigazgatóság) mutatta be az SOTE-n működő e-iratkezelést. Elmondta, hogy náluk sem volt egységes iratkezelési gyakorlat még 2008 elején sem, s bár néhány helyen 2003-tól egységesen a Lotus Notes rendszert használták, ugyanakkor voltak olyan szervezeti egységek is, ahol egyáltalán nem végeztek iktatást. A SOTE-n is elvárás volt a meglévő rendszerek (Neptun, SAP, MedSol) figyelembe vétele (utóbbi az orvosi dokumentáció kezelésére szolgál). A bevezetés folyamatáról szólva elmondta, hogy előzetesen elvégeztek egy, az iratkezelési gyakorlatot és eszközparkot érintő felmérést. A kiértékelt kérdőívek azt mutatták, hogy a szervezeti egységek 2/3-a semmiféle elektronikus iktatási rendszert nem használt. Az egyetemen végül a Poszeidón használatáról döntött, illetve elfogadtak egy új, merőben átdolgozott iratkezelési szabályzatot. A tesztfelület 2008 őszén indult, az éles indítás 2009 tavaszán (folyamatos csatlakozással), míg 2010. január l-jétől az addig Lotust használók is csadakoztak a rendszerhez. A Poszeidón jelenleg 99%-ban fedi le a szervezeti egységek iratkezelését, amelyet egyetemi iratkezelési megbízott, valamint kari szinten rendszeradminisztrátorok támogatnak, illetve a felhasználók részére folyamatos konzultációs oktatásokat biztosítanak. A problémákról szólva elmondta, hogy bár a korábbi eltérő gyakorlatokat itt is összehangolták, a program még nincs kihasználva, főleg csak iktatásra használják. Egyelőre nincs egységes levelezőrendszer, hanem sok kis szoftver, ami nem kompatibilis a rendszerrel, de ezt még az idén megoldják. Azt is elmondta, hogy bár a szoftver támogatja az irattározási feladatokat, helyhiány miatt sokszor nincs lehetőség az iratok megfelelő fizikai elhelyezésére sem. Szintén megemlítette, hogy nem tűnik elegendőnek a vezetői elkötelezettség, így fontos feladatként emelte ki a nagyobb vezetői motiváció elérését és kontroll megszerzését. A programban szerepelt Wald Tibor osztályvezető (Pécsi Tudományegyetem Iratkezelő Központ) előadása is a PTE e-iratkezeléséről. Ez az előadás akkor sajnos elmaradt, de a megküldött anyag alapján megállapítható, hogy itt is a többi egyeteméhez hasonló nehézségekkel kellett szembenézni az iratkezelési szisztéma addigi működése miatt. Vagyis szervezeti egységenként különböző iktatási megoldások léteztek, követheteden volt az iratok mozgása, az ügyintézések során határidőcsúszások következtek be, átláthatatlan volt az ügykezelés, nehézkes az adatszolgáltatás, ráadásul az iratok tárolása is gondot jelentett, mivel nem volt központi irattár. Újra kellett tehát gondolni az iratkezelés teljes rendszerét. Az erre a célra létrehozott, informatikusból, jogászból és levéltárosból álló team komoly előkészítő tevékenységetvégzett, majd megtörtént az iratkezelési szabályzatnak az új iratkezelő rendszerhez történő igazítása is. Az egységes iratkezelő rendszer iránti igények szintén a többi egyeteméhez hasonlóak voltak: egységesen irányított és felügyelt legyen, szabályozza az iratkezelési folyamatokat, növelje az ügyintézés hatékonyságát, integrálható legyen az egyetem más rendszereivel, biztosítsa, hogy az irat azonnal elérhető, visszakereshető legyen, támogassa az iratok központi tárolását. Ezen kívül felmerült néhány pluszigény is, pl. a postai adminisztrációs és elszámolási feladatok támogatása, a gyors és kényelmes munkavégzést támogató érkeztetési és iktatási felület, csoportos iktatás és partnerfeltöltés lehetősége vagy a gombnyomásra történő szkennelésvezérlés kifejlesztése. A későbbi fejlesztések között szerepel az e-mailek, faxok kezelése, a tartalom szerinti keresés a szkennelt állományokban, valamint az elektronikus aláírás és az ügyfélkapu használata. A nehézségek és tanulságok szintén hasonlóak voltak, ám abból a szempontból kiemelkedő helyzetben volt az egyetem, hogy — bár itt is tapasztalták a felhasználói ellenállást — a vezetői elkötelezettség kifejezetten erősnek bizonyult. 78