Batalka Krisztina: Az elektronikus iratkezelés bevezetésének helyzete a hazai egyetemeken. Nehézségek és tanulságok. LSZ 60. (2010) 2.

Hírek Szintén a problémák közé sorolta, hogy nem lehet egyszerre átállni, eltérőek az alapok, eltérő az informatikai tudás és igény, valamint az iratkezelőknek nemcsak ezzel kell foglalkozniuk. Az egész ügy egyértelműen nagyobb fegyelmet igényel, hiszen az iratkezelési szabályzat ellenére minden szervezet (kar) kicsit másképp végzi az iratkezelését. Végül szintén a problémák között említette, hogy a korábbi rendszereket ugyan archiválják maguknak, de ennyi platformot nem lehet migrálni. A következő előadó Mogyorósi János igazgató (Budapesti Continus Egyetem Informatikai Szolgáltató Központ) volt, aki а ВСЕ e-iratkezeléséről beszélt. Kihangsúlyozta, hogy az ő megközelítésük a dokumentum- és munkafolyamat felől indult, általában a tartalomkezelést, a széles értelemben vett dokumentumkezelést vették alapul. A felhasználói igények „hívószavai" az egységesség, központiság, a törvényi előírásoknak való megfelelés, illetve a BCE-specifikusság voltak. Bemutatta a SOA alapú tartalomkezelés integrációs folyamatát, amelyben az egységes felhasználó-kezelés, a gazdasági és a tanulmányi rendszer, valamint a dokumentum-menedzsment egyaránt megtalálható. Elmondta, hogy rendszerenként kell kialakítaniuk az intézményi szolgáltatáskönyvtárt (pl. dokumentumok, metaadatok használata, tranzakciók indítása), ezt az Alfresco rendszerben teszik meg. Fontos igény volt, hogy az „alapozás" már meglévő megoldásokra (nyílt forráskód) épüljön, egyedi megoldás/fejlesztés csak ott legyen, ahol feltétlenül szükség van rá. Az „építőkockás" (funkcionális) építkezést folytatják, ezért a forráskódokat és programozói dokumentációt minden esetben elkérték, hogy kiküszöböljék a technológiai függést. A rendszer három fő funkciója az iratkezelés, az oktatási és a gazdálkodási rendszerek kiszolgálása. Az iktatást szeretnék lefedni egy fejlesztéssel és mellette munkafolyamatok támogatásával. Bemutatta a kialakítandó alapfunkciókat, valamint az együttműködő intézményi alkalmazásokat (oktatási szervek, könyvtár, közös tár, portál, e-learning, irat-és folyamatkezelés, pályázati rendszer). A következő előadó Tánczos László tanácsadó volt (Budapesti Műszaki Egyetem Központi Tanulmányi Hivatal Informatikai Csoport), aki a Műegyetem e-iratkezelési helyzetét vázolta fel. Elmondta, hogy az iratkezelési szoftver, valamint a tanulmányi és gazdasági rendszerek (Neptun és GIR) itt is összekapcsolódnak. A kiindulási alap a megfelelő rendelkezések megalkotása volt, amely az egyetem 2003. évi iratkezelési szabályzatával indult, ugyanis ebben már mindenütt, ahol lehetséges volt, úgy rendelkeztek, hogy a munkafolyamatot papíron és elektronikusan is meg lehessen csinálni (pl. iktatás). Bemutatta a BME meghatározó informatikai rendszereit, kiemelve, hogy az elektronikus ügyviteli és iktatási rendszert (konkrétan a Poszeidónt, amelyet jelenleg több mint tíz felsőoktatási intézmény használ) úgy vezették be, hogy a már működő rendszerekkel adatbázis szinten együtt tudjon működni (a Neptunnal már közös adatbázison működik, az iratkezelési feladatok is közösíthetők). Ugyanakkor a megvalósítás nem teljesen egységesen történt meg, mivel a GIR-hez a Poszeidónt csak később illesztették és a szintje más, nincs közös adatbázis. Ezután röviden bemutatta a Poszeidónban végezhető folyamatokat, funkciókat. Végül beszélt az elektronikus leckekönyvek, törzskönyvek és oklevelek kérdéséről, amelyhez a megfelelő engedélyezési folyamatot hiányolta. Szintén említette az elektronikus aláírást, amelynek lehetőségét nem használják ki, és ez — véleménye szerint — jelenleg a belső elektronikus adatforgalom fő akadálya. Ugyanis a teljes ciklusú elektronikus iratkezelés lehetséges lenne a rendszerben, de elektronikus aláírás hiányában mindent elő kell állítani papíralapon is. A következő előadó Petyus András informatikus, webmester (Nyugat-magyarországi Egyetem Informatikai Központ) volt, aki az NYME e-iratkezelését mutatta be. Elmondta, hogy a projekt indulásakor mennyire eltérő iratkezelési hagyományok és pénzügyi erőforrások álltak rendelkezésre, illetve az egyetemnek nem volt egységes iratkezelési szabályzata az 76