Türke Gábor: A Belügyminisztérium irattári anyagába tartozó maradandó értékű, hiteles elektronikus másolatként tárolt digitális iratállomány levéltári átvétele. Levéltári Közlemények, 90. (2019) 99–109.

Levéltártan

és szolgáltatás általános szabályairól szóló 2004. évi CXL. törvény szerinti hiteles elektronikus másolatot készít.

A várható adatmennyiséget előrevetíti, hogy a 2012. évi e-adatvagyon felmérés az Országos Levéltár illetékességében hozzávetőlegesen 128 ezer Gigabájt (a továbbiakban: GB), vagyis 125 Terabájt1

(a továbbiakban: TB) maradandó értékű adatállományt állapított meg, amiből 707 GB 15 évnél régebbi, vagyis azonnal átadható volt.2

Az azóta eltelt nyolc évben ez a mennyiség - figyelembe véve például a szervellenőrzések során az egyes szerveknél az iratkezelő rendszerben tárolt adatok mennyiségének a korábbi ellenőrzés során közölt adathoz képest tapasztalt bővülését, illetőleg a növekedés ütemének emelkedését - feltehetőleg exponenciálisan nőtt.3

1 Az adatmennyiség mértékegységeinél az eredetileg használatos bináris szorzót alkalmaztam (1 TB = 1024 GB).

2 http://e-leveltar.gov.hu/download/635/file/ita_mol_adatvagyon_felmeres_vll_120305.pd

3 Az ilyen adatok követhetőségét nagy mértékben segítené, ha a Scope-ban az egyes szervek szervdossziéjában lehetőség volna egy mezőben a szervkezelésében levő elektronikus adatállomány mennyiségét ellenőrzésről ellenőrzésre vezetni. Ez az információ egyelőre csak a csatolt pdf formátumú ellenőrzési jegyzőkönyvből nyerhető ki manuálisan.

4 OAIS = Nyílt Levéltári Információs Rendszer referenciamodell, az elektronikus információ hoszszú távú megőrzését szolgáló szabvány elnevezése, http://www.oais.info/

;

https://mnl.gov.hu/

mnl/szkk/szabvanyok (Utolsó letöltés ideje: 2019. november 3.)

Habár a levéltár az Elektronikus Levéltár projekt keretében 2013. októberre megteremtette az elektronikus formátumú köziratok átvételének, tartós levéltári megőrzésének és használatának fizikai, technológiai feltételeit (központi archívum szolgáltatás), az átadás adminisztratív és technikai lebonyolításának kereteire ekkor még semmilyen szabályozás nem létezett.

Az elektronikus formában tárolt iratok közlevéltári átvételének eljárásrendjéről és műszaki követelményeiről szóló 34/2016. (XL30.) EMMI-rendelet

Az átvételhez ez a rendelet teremtette meg a szükséges kereteket. A jogszabály előírja, hogy a maradandó értékű elektronikus iratokat ún. SIP

(Submission

Information Package,

magyarul

átadási információs csomag) elektronikus átvételi csomag(ok) formájában kell átadni az átvevő levéltár részére. A SÍP az OAIS^ információs modellnek megfelelő információs csomag. Lényegét tekintve egy egyedi azonosítóval rendelkező ún. konténerfájl, amelyhez a benne foglalt adatok sértetlenségének ellenőrzését segítő ellenőrző összegfájl kapcsolódik. A konténerfájlban található a dokumentumok azonosítását, megjeleníthetőségét, visszakereshetőségét biztosító, a metaadatokat (a teljesség igénye nélkül: iktatószám, ügyirat tárgya, keletkeztető szervezeti egység, dátum, irattári tételszám) magában foglaló fájlt tartalmazó header

(fejléc)

mappa, valamint egy content

(tartalom)

mappa. Ez utóbbi két almappát tartalmaz: a

data (adatok)

almappát az iratokat tartalmazó pdf-fájlok- 100