Türke Gábor: A Belügyminisztérium irattári anyagába tartozó maradandó értékű, hiteles elektronikus másolatként tárolt digitális iratállomány levéltári átvétele. Levéltári Közlemények, 90. (2019) 99–109.
A Belügyminisztérium digitális iratállományának levéltári átvétele kai és a dokumentációt (documentation), amelybe a az iratok értelmezéséhez szükséges, az átadó és az átvevő által egyeztetett dokumentáció kerül. Ez lehet például az iktatókönyvek rövidítéseinek jegyzéke, az adott évkörre vonatkozó irattári terv, az iratkezelő szoftverek verzióváltozásainak jegyzéke, stb. A data mappa a pdf-fájlokon kívül alkalmas bármilyen elektronikus dokumentációt (nemcsak formázott dokumentumot, hanem adatbázist, képi és audiovizuális tartalmakat) magában foglaló fájlformátumok elhelyezésére is, amennyiben azok megfelelnek az elektronikus dokumentumokra vonatkozó jogszabályok által előírt feltételeknek. A pontos felépítést, a metaadatok struktúráját megszabja egyrészt az, hogy az átvétel iratkezelési szoftverből, adatbázisból, fájlrendszerből, vagy pedig elektronikus iratok összetartozó gyűjteményéből történik-e. Másrészt az, hogy tanúsított vagy nem tanúsított iratkezelési szoftverből történő átvételről van-e szó, - iktatási iratnyilvántartással, vagy éppen ellenkezőleg: nem iktatási típusú iratnyilvántartással, iratszintű metaadatokkal, vagy pedig nem iratszintű metaadatokkal. Ezek részleteit a jogszabály mellékletei szabályozzák. A fenti jogszabály előírja továbbá az átadó és az átvevő közötti, a maradandó értékű elektronikus irat levéltári átvétele tárgyában kötendő megállapodást, amelynek az alábbiakat kell tartalmaznia: • az átvételi eljárás tartalmi és technikai előkészítésére vonatkozó feladatok meghatározását; • az átvételre kerülő maradandó értékű elektronikus iratok körét, azok technikai és tartalmi jellemzőit, meghatározva azon maradandó értékű elektronikus iratok körét is, amelyekből ügyviteli célból példány marad az átadónál; • az átvétel részeként átadásra kerülő meglévő és elkészítendő dokumentációt; • az elektronikus átvételi csomag előállításához szükséges feladatokat, azok ütemezését és ellenőrzését; • az átvételi eljárás technikai lebonyolítását és ütemezését; • a maradandó értékű, papíralapú és elektronikus iratot egyaránt tartalmazó ügyiratok egységének megőrzésére, kezelhetőségére és használhatóságára vonatkozó rendelkezést. A jogszabály értelmében a levéltári átvételt iratkezelési szoftverből, adatbázisból, fájlrendszerből, vagy pedig elektronikus iratok összetartozó gyűjteményéből is meg lehet valósítani. Az átvételnek a következő típusai lehetnek: • átvétel tanúsított iratkezelési szoftverből. Ez azt jelenti, hogy az iratkezelő rendszer rendelkezik saját SIP-előállító funkcióval, és az ezzel keletkeztetett csomag az átadandó ügyiratok és a hozzájuk rendelt metaadatok mellett az iktatókönyv alapján az összes ügyirat metaadatait is tartalmazza. (Lényegében 101
