Szatucsek Zoltán: Az elektronikus iratok kezelése. Budapest, 2017.
7. Hosszú távú megőrzés és az elektronikus levéltár - 7.1. A hosszú távú megőrzés kockázatai az elektronikus iratok esetében - 7.2. Megőrzési stratégiák - Az értelmezhetőség biztosítása az eszközök megőrzésével - A szabályozás mint megőrzési stratégia
19 Az elektronikus iratok kezelése nyainak vagy egyéb szerződéseknek az esetében. Mivel ezeknek a szempontoknak az érvényesítése egyidejűleg nem lehetséges, az elektronikus levéltár legfőbb felelőssége, hogy megragadja a digitális objektum lényegét, és a lehetséges stratégiákból vagy azok kombinációjából hozzárendelje a releváns egyedi megőrzési stratégiát. Az elektronikus iratokról való gondolkodás elmúlt két évtizedében nem született olyan megoldás, amelyre egyedüliként alapozható lenne a hosszú távú megőrzés. A megőrzési stratégiák azonban olyan eszközkészletet jelentenek a levéltárosoknak, amelyek kombinálásával sikeresen megoldható a feladat. Az értelmezhetőség biztosítása az eszközök megőrzésével A digitális világ beköszöntekor a levéltárak egyik legfőbb félelme az volt, hogy a gyorsan avuló eszközök megőrzésére képtelenek lesznek. A migrációból adódó ellentmondások, az információs technológia paradigmaváltásai nyilvánvalóan nem okoznak problémát, ha mindazok a gépek, eszközök, operációs rendszerek és alkalmazások, amelyek az elektronikus irat eredeti környezetét jelentették, maradéktalanul rendelkezésre állnak. Valószínűtlen persze, hogy a régi gépek a végtelenségig üzemeltethetők lesznek, hogy ennek költsége megfizethető lehet, de még ha mindez megvalósulna is, ez a megoldás a használatot a világ néhány kiválasztott helyére korlátozná. Bár a mikroprocesszorok integrált áramköreinek meglehetősen korlátozott az élettartamuk, ha az eszközök nagy része fenntartható is, az adathordozó elkerülhetetlenül tönkremegy. Az pedig igen valószínűtlen, hogy egy hetvenes években használt 8-inches floppyn tárolt szövegfájl biztonsági másolatát a 21. század elején hasonló médiára másolják, például DVD-lemez helyett, amelyet viszont a fájl eredeti hardverkörnyezete magától értetődően nem tud kezelni. A szabályozás mint megőrzési stratégia A szabályozásnak mint stratégiának az a lényege, hogy az iratok sokféleségét csökkentse és minőségét javítsa. Amennyiben a levéltáraknak kevesebb egyediséggel kell foglalkozniuk, hatékonyabban, nagyobb automatizáltsággal tudnak gondoskodni az egyes beavatkozásokról. Ha mindez ráadásul olyan megoldások (fájlformátumok, struktúrák, metaadatok, dokumentáció) mellett történik, amelyek eleve könnyebben kezelhetők hosszú távon, a megőrzés problémája egyszerűsödik. A szabványok az iratképzők érdekeinek is megfelelnek, mert az iratkezelő rendszerek interoperabilitása mind a kommunikációt, mind a verzióváltást támogatja. Így például a relációs adatbázisok közös matematikai elveken nyugszanak, ezért bármely relációs adatbázis veszteség nélkül migrálható/használható tetszőleges, a relációs adatbázisokat kezelő szoftvereken, amelyek mindegyike ugyanazokat az alapvető funkciókat támogatja. A szabályozás nem jelent teljes körű megoldást az elektronikus iratok problémáira. A szabványos rendszerek gyártói közötti verseny a fejlesztőket olyan egyedi megoldásokra kényszerítik, amelyek a szabványos alapra további nem-szabványos jellemzőket építenek, és amelyek a migráció során elvesznek. A relációs adatbázis ebben a tekintetben egyedülálló, mivel az adatbázisokon kívül a többi digitális objektumtípus nem ilyen matematikai alapokon nyugszik. A szöveges dokumentumok, táblázatok, képek, audio- és videoformátumok olyan gyorsan fejlődnek, hogy irreális arra számítani, hogy ezek bármelyike a közeljövőben tartós szabványra alapulhat. Gyakorlati ellenérv, hogy a szabványok megdrágíthatják az információ kezelését. Az iratképzők nem érdekeltek abban, hogy az üzleti folyamataikat közvetlenül nem segítő megoldásokat alkalmazzanak, számukra mindazok a követelmények, amelyek ezen a szférán kívül esnek, felesleges többletteherként jelentkeznek.
