Szatucsek Zoltán: Az elektronikus iratok kezelése. Budapest, 2017.
7. Hosszú távú megőrzés és az elektronikus levéltár - 7.3. Az információs objektumformák
20 Hosszú távú megőrzés és az elektronikus levéltár A migráció A migráció az elektronikus iratok hosszú távú megőrzésének legelterjedtebb stratégiája, az elavult régi dokumentumformátumok konverzióját jelenti újabb, használatban lévő formátumokra. Előnye, hogy az esetek többségében képes megnyújtani a digitális forrás olvashatóságát, legalább addig, amíg az újabb formátum is elavulttá válik. A migrációhoz – akár tömeges beavatkozásokhoz is – könnyen elérhető, egyszerűen használható eszközök állnak rendelkezésre. A migráció hátránya, hogy torzíthatja vagy megváltoztathatja a digitális adat eredeti megjelenését, struktúráját, jelentését és viselkedését. Miután a beavatkozás külön-külön érint minden egyes objektumot, a tömeges migráció esetén a hibák és torzulások felderítetlenek maradnak. Az évek során egymást követő migrációs beavatkozások egymás negatív hatásait felerősíthetik, és jelentős adatvesztést okozhatnak. A migráció olyan, mint a fénymásolás: jobb vagy rosszabb eszközökkel jobb vagy rosszabb másolatot készíthetünk az eredetiről, az információvesztés azonban szükségszerűen bekövetkezik. Az emuláció Az eljárás lényege, hogy az archívum nemcsak az adatot, de a létrehozásához és használatához szükséges programokat is megőrzi, a technológiai avulást pedig az eredeti hardver- és szoftverkörnyezet szoftveres szimulációjával hidalja át. A megvalósíthatósággal kapcsolatos aggályok mellett az emuláció hátránya, hogy az eredeti alkalmazás megőrzése valójában szükségtelen az archiválási feladatokhoz, hiszen a teljes funkcionalitás fenntartása nem szükséges az adatok értelmezéséhez, hiszen világos, hogy annak érdekében, hogy megőrizzünk pár tucat fényképet, nem szükséges megőriznünk a képszerkesztő alkalmazást valamennyi szerkesztési, módosítási, transzformálási funkciójával. A másik hátrány, hogy az eredeti program kizárólag az eredeti módon jeleníti meg az adatokat, ami behatárolja azok használatát, nem is beszélve arról, amikor az eredeti alkalmazás nem rendelkezik megfelelő exportálási funkcióval. A metaadatok Az elektronikus iratok közvetlenül – segédeszköz nélkül - nem olvashatók. A fájlformátumokban kódolt információ érthető módon csak a technikai komponensek (hardver, szoftver, operációs rendszer) egyedi kombinációjával dolgozható fel vagy nyerhető vissza. Az ezekre a technikai komponensekre vonatkozó technikai információk beszerzése előfeltétele bármilyen megőrzési megoldásnak. 7.3. Az információs objektumformák A megőrzési stratégiák alkalmazása több tényezőtől függ. Meghatározza a selejtezési idő, az irategyüttes tartalma, és a használati módja mellett az információs objektum formája. Az információs objektum egy általános kifejezés a különböző formákban megjelenő digitális információ jelölésére. Egy információs objektum ebben a megközelítésben nem a tartalma, hanem típusa alapján különböztethető meg, mint e-mail, táblázat, adatbázis és így tovább. Egy adott megőrzési megközelítést nagyban meghatároz a megőrzendő objektum típusa is: magától értetődő, hogy az e-mailek megőrzésének stratégiája egészen más, mint az adatbázisoké.
