Szatucsek Zoltán: Az elektronikus iratok kezelése. Budapest, 2017.
7. Hosszú távú megőrzés és az elektronikus levéltár - 7.1. A hosszú távú megőrzés kockázatai az elektronikus iratok esetében - 7.2. Megőrzési stratégiák
7. HOSSZÚ TÁVÚ MEGŐRZÉS ÉS AZ ELEKTRONIKUS LEVÉLTÁR 7.1. A hosszú távú megőrzés kockázatai az elektronikus iratok esetében Annak érdekében, hogy a köziratképzők biztosítani tudják a velük szemben elvárt kiszámíthatóságot és az ügyviteli folyamataik bizonyító erejű dokumentáltságát, az elektronikus iratokat is meg kell tudni őrizni. Attól függően, hogy milyen jogbiztosító, ügyviteli vagy történeti értékkel bírnak, a megőrzési idő jelenthet éveket, évtizedeket vagy akár időhatár nélküli megőrzési kötelezettséget. Ez az oka, hogy a hosszú távú megőrzés feladatai – a hagyományos módon keletkezett iratokkal hasonló elvek mentén, de a megvalósítás tekintetében azoktól jelentősen eltérően – meghatározóan a levéltári intézményekre hárulnak. Az elektronikus levéltár nem egy intézmény, hanem egy funkcióhalmaz, ami a hagyományos levéltári feladatokat látja el az elektronikus iratok tekintetében. 1. Az elektronikus iratok megmaradásának azonban sokkal nagyobb kockázatai vannak, mint a hagyományos, papír alapú iratoknak. Ennek három fő oka a következő. 2. Az elektronikus iratok mennyisége exponenciálisan nő. Az iratok száma és terjedelme használhatatlanná teszi a hagyományos irattárolási eljárásokat, az automatizálás magasabb szintjét igényli. 3. Az elektronikus iratok nem pusztán új médiát jelentenek, hanem magát a kommunikációt alakítják át. Az ügyintézési folyamattal kapcsolatos kommunikáció több szereplővel fennálló, rövid informális kapcsolattartást igényel, csoportmunkát, párhuzamos információforrások igénybevételét. Ez megnehezíti az iratkezelő rendszerekben való dokumentálást. 4. Az archiválás paradoxona, hogy minél frissebb egy irat, annál nagyobb kihívás azt megőrizni. Az elektronikus iratok esetében a fizikai és intellektuális instabilitás a megőrzés fokozott kockázatát jelenti. A fizikai instabilitás alatt a hardver- és szoftverfüggőséget és az adathordozók sérülékenységét értjük. Az intellektuális instabilitás alatt a formátumok gyors avulását, a megjelenési formák széles spektrumát, az információ fragmentáltságát (például adatbázisok), az egyes iratok bonyolult struktúráját (például hiperhivatkozások) és egy sor szervezeti, jogi és politikai tényezőt, amelyek más dimenzióban jelenítik meg a hitelesség, az adatvédelem és a szellemi tulajdonhoz kapcsolódó jogok korábban is ismert problémáit. 7.2. Megőrzési stratégiák A megőrzési stratégiák kifejlesztése és használatuk módszertana az elektronikus levéltár tevékenységének kulcseleme. Ennek során a levéltár kidolgozza azoknak a beavatkozásoknak a kereteit, amelyeken keresztül az iratok megőrzését hosszú távon biztosítani tudja. A megőrzési stratégiák kidolgozása és fenntartása során a digitális objektumokra típusonként azonos megoldásokat/sablonokat lehet alkalmazni. A levéltári anyag az élet végtelen sokféleségének írásbeli lenyomata. A szakmai irányító feladatokat gyakorló minisztériumok információs struktúrái teljesen eltérnek a hatósági feladatokat ellátó szervekétől, és értékelésük, valamint a feldolgozások szempontjai alapvetően különböznek egy politikus magánirataitól. Egyes tartalmaknál a szöveg megőrzése a fontos, háttérbe szorítva az eredetiséget, az integritást, a hitelességet, amelynek elsődlegessége nem vonható kétségbe a törvények eredeti példá-
